Hyppy liikkuvaan junaan – projektiviestintää

Projekteissa lähdetään yleensä vauhdilla liikkeelle: fokus on tavoitteessa ja innostusta ilmassa. Näin pitää ollakin, tämä on todettu jo aiemmassa blogikirjoituksessamme.

Taulukossa alla kuvataan karkeasti projektin elinkaaren vaiheita. Käsi ylös, muistatko projektin, jossa viestintää on ryhdytty huhuilemaan hätiin alimman rivin kohdalla? Kun juna lähestyy määräasemaa, viestinnän ammattilaisen työkalupakki on lähtöasemalla ja viestijä itse buukattu muihin töihin.

Työkalupakista löytyy (tai tässä tapauksessa olisi löytynyt) tämänkin projektin tarpeisiin monenlaista.

Mitä viestintä projektissa sitten oikein tekee? Viestinnän suunnittelulla edistetään aidosti viestinnän tavoitteita ja varmistetaan projektin vaikuttavuutta. Aikataulutettu viestintäsuunnitelma karsii arjesta hässäkkää ja tekee viestinnästä ennakoivaa. Viestintä huolehtii projektin sisäisestä ja ulkoisesta tiedonkulusta, suunnittelee ja toteuttaa viestintätuotteita sekä pohtii jo määrittelyvaiheessa levittämistä ja juurruttamista ja projektin luonteesta riippuen myös markkinointia. Muutoshankkeissa viestinnällä on usein tarkat tuntosarvet ja tulkin rooli esimerkiksi henkilöstön ja projektihenkilöstön välillä.

Hanke viestii -tiimissä olemme kiteyttäneet viestinnän ytimen projekteissa näin: ideoi, innosta, näy ja kuulu, aktivoi ja onnistu.

Projektiviestintää

Projektin vaiheita
 Viestinnän tehtäviä, mm.
Tarpeen ennakointi Tarvekartoitukset, kyselyt
Valmistelu ja esiselvitykset Ideointi ja tavoitteet, levittämisen ja juurruttamisen alustava suunnittelu
Projektisuunnitelma Aikataulutettu viestintäsuunnitelma, riskisuunnitteluun liittyvä viestintä, projektin sisäisen viestinnän suunnittelu, viestinnän budjetointi, tiedottaminen
Projektin toteuttaminen ja seuranta Jatkuva viestintäsuunnitelman mukainen käytännön viestintätyö, hankkeen näkyvyyden varmistaminen, kontaktit kohderyhmiin ja osallistaminen, tutkimukset ja kartoitukset, viestinnän seuranta
Projektin päättäminen, tulokset ja vaikutukset Levittäminen ja juurruttaminen, tuotosten ja tulosten raportointi ja viestiminen, käytännön viestintätyö ja sen mittarointi
Arviointi, dokumentointi, juurruttaminen, levittäminen, tulosten soveltaminen Levittäminen ja juurruttaminen, viestinnän arviointi, vaikutusten arviointi

Pohdittavaksi

Palaa yhteen projektiin, jossa olet ollut mukana tai pohdi nyt käynnissä olevaa projektia. Miten projektissa viestittiin? Oliko tai onko projektilla hyvä aikataulutettu viestintäsuunnitelma? Mitä hyötyä viestinnästä on ollut? Onko siitä ollut jotakin haittaa?

Projektin onnistumisen kannalta on ensiarvoisen tärkeää ottaa viestintä huomioon lähtölaukauksesta alkaen. Kuitenkin asiansa osaava viestijä ottaa tilanteen haltuun, vaikka olisi joutunut hyppäämään liikkuvaan junaan. Ammattilainen kannattaa siis ottaa kyytiin vaikka projektijuna olisi jo matkalla.


 Kirjoittaja kävi mainiossa projektinhallintapäivässä, jonka järjesti viestintä- ja tiedotusalan asiantuntijoiden ammattijärjestö Viesti ry. Osaamistaan meille jakoi Janne Maarniemi, Ramboll Finland Oy /Ramboll Management Consulting. Viestin toiminnanjohtajan Pia Valtosen tiivistys päivän annista blogissa Vinkit projektinhallintaan viestinnän asiantuntijoille.

Riittääkö some?

Kesäduunia! -hanke on Suomen 4H-liiton hanke, jonka toimenpiteet toteutettiin Salossa läheisessä yhteistyössä Salon 4H-yhdistyksen kanssa. Tavoitteena oli edistää nuorten kesätöiden saamista ja tavoitteet saavutettiin hienosti. Hanke tavoitti runsaat 4 000 nuorta ja yli 50 nuorta sai hankkeen toimenpiteiden avulla kesätyöpaikan.

Viimeisenä hankevuonna pyrittiin erityisesti kehittämään ja testailemaan viestintää sosiaalisessa mediassa. Hanketyöntekijä Anna Laakkosen mukaan hankkeen edetessä haasteeksi muodostui, miten tavoittaa nuoret nopeasti muuttuvassa some-kentässä.

Sosiaalinen media on tehnyt viestinnän helpommaksi, sillä kanavia riittää ja viestintä on monesti täysin ilmaista. Kolikon kääntöpuoli on alati muuttuva kenttä, jossa hankeviestijä ei tahdo pysyä riittävän nopeasti nuorten perässä.

Mitä halutaan saavuttaa, keitä halutaan tavoittaa ja millaisella viestillä – siinä yksinkertaisesti hyvän some-strategian ydin. Helppo juttu, mutta

Kun kolmivuotinen hanke päättyi, somekenttä nuorten tavoittamiseen oli varsin erilainen kuin hankkeen alkuvaiheessa. Tarvitaan liukkaita liikkeitä ja nopeaa reagointia. Ja ennen kaikkea kykyä kuunnella kohderyhmää.

Yhden kanavan haltuunotto ei riitä, sillä nuoret ovat pirstoutuneet eri puolille. Facebook on edelleen suosittu, mutta joukkopako nuorten keskuudessa kiihtyy ja Facebook keski-ikäistyy. Rajatulle ryhmälle tarkoitetut ja WhatsApp:n kaltaiset pikaviestipalvelut kasvattavat suosiotaan avoimempien yhteisöjen rinnalla.

Hanke tahtoi sinne, missä nuoret ovat ja aloitti yhteistyön kahden suurimman nettitoimijan kanssa. Suomi24 on vakiinnuttanut paikkansa Suomen käytetyimpien sivustojen joukossa ikään tai paikkakuntaan katsomatta. Demi.fi on Suomen suosituin tyttöjen foorumi.

Hankkeelle luotiin nimimerkki Suomi24:ään, joka kierteli eri palstoilla etsien keskustelua ja kysymyksiä kesätöihin liittyen ja vastaten niihin asiantuntevasti. Demi.fi:ssä järjestettiin kesätyöaiheisia live-chatteja. Kymmenet nuoret osallistuivat keskusteluihin aktiivisesti ja lähes 4 000 nuorta luki keskusteluja kuitenkaan niihin itse osallistumatta.

SOME MORE

Viimeisen vuoden aikana Kesäduunia! -hanke on viestinyt Instagrammissa, jossa on saatukin aikaiseksi kaivattua vuorovaikutteisuutta ja keskustelua nuorten kanssa kuvien välityksellä. Instagrammissa jaettiin paljon kuvia tapahtumista ja tempauksista reaaliajassa. Oikeita hashtagejä käyttämällä ja oikeita henkilöitä seuraamalla kuvat tavoittavat yllättävät määrät ihmisiä.

Nykyisten kokemusten mukaan Instagrammin ja suosittujen verkkopalvelujen lisäksi Twitter ja WhatsApp tyyppiset sovellukset toimivat hyvin ainakin hankkeissa, joissa ollaan tekemisissä nuorten kanssa. Kuvien ja tunnelman jakaminen on tärkeää.

Nuoret keksivät iskeviä meemitekstejä kuviin, joissa komeili yhdistyksen maskotti Nile-kissa. Meemejä hyödynnettiin hankkeen viestinnässä.

Nuoret keksivät iskeviä meemitekstejä kuviin, joissa komeili yhdistyksen maskotti Nile-kissa. Meemejä hyödynnettiin hankkeen viestinnässä.

  • kotisivut 4H.fi/kesäduunia
  • Facebook-ryhmä
  • Instagram
  • You tube
  • Forum24
  • Demi.fi
  • Ajokortti työelämään -kurssit
  • TET-infot ja tapahtumat kouluilla
  • Jalkautuminen kauppakeskuksiin ja tapahtumiin
  • Suorat kontaktit työllistäviin yrityksiin sähköpostilla, soittamalla ja yritystapaamisilla, tapahtumissa ja messuilla.

P.S. Älä unohdu verkkoon – loppujen lopuksi nopeatempoisen somen keskellä nuoriin saa kenties parhaiten sellaisen kontaktin, joka johtaa toimintaan osallistumiseen, puhumalla kasvotusten. Tämä vaatii puhujalta toki jonkin verran ilmaisukykyä ja heittäytymistä. Kesäduunia! -hankkeessa eduksi oli se, että hanketyötekijä itsekin on nuori ja samalla aaltopituudella nuorten kanssa.

Hankkeen toteuttaja on Suomen 4H-liitto, projektipäällikkönä toimi Suomen 4H-liiton järjestöpäällikkö Hilkka Näse. Läheisenä yhteistyökumppanina hankkeessa oli paikallinen Salon 4H-yhdistys. Hankkeelle myönnettiin Leader-rahoitus toimintaryhmä Ykkösakseli ry:n kautta.

 

Kohderyhmä nuoret: nuoret mukaan!

Huhuu..! Missä nuoret? Espoolaisen Työtaitaja-hankkeen pääkohderyhmä on työelämän kynnyksellä tai ilman työtä olevat 17–29-vuotiaat nuoret. Hankkeessa on tuotettu mm. toiminnallisia ja innostavia työtaitovalmennuksia, työtaitoja kehittävä lautapeli ja tulevaisuuden työkirja.

Mutta miten nuoret on saatu pelaamaan, suorittamaan työtaitokortti tai avaamaan kirja? Tekemään video-cv ja osallistumaan sillä kilpailuun?

Hankkeen projektipäällikkö Tiina Koivisto on halunnut nuoret mukaan tekemään nuorille.

”Nuoret osaavat tehdä nuorille kiinnostavaa viestintää. Nuoriin vetoaa erityisesti hyvä kuvien käyttö ja videot. Myös hankkeen nettisivut ovat nuorten käsialaa.”

Tulevaisuuden työkirja

Tulevaisuuden työkirjassa äänessä ovat nuoret.

Nuorten työnhaun ja työnteon taitoja preppaavassa Tulevaisuuden työkirjassa ääneen pääsevät nuoret itse. Mukana on nuorten tarinoita: mikä heitä innoittaa, kiinnostaa ja huolettaa, mistä he iloitsevat? Nuoret ovat antaneet rohkeasti kasvonsa tarinoille.

Työkirjan ulkoasun takana puolestaan on joukko Metropolian mediatekniikan opiskelijoita.

”Nuoret ovat tehneet aivan upeaa työta. Kaikki hankkeessa mukana olleet nuoret ovat olleet älyttömän taitavia ja hyviä! Rinta rottingilla on saanut katsoa heidän tekemistään!” Tiina iloitsee.

Nuorten välineet käyttöön

Nuorten suosimat välineet kuten Twitter on otettu hankkeessa käyttöön mahdollisuuksien mukaan. Hankkeen Facebook-sivut tavoittavat viikoittain pitkästi yli 200 kävijää. Vaikka nuorten Facebookin käyttö vaihtelee, heidän vanhempiaan ja oppilaitosten opettajia ja muuta henkilökuntaa tavoitetaan sitä kautta.

”Tämä pätee myös alueelliseen lehteen Länsiväylään. Ilmaisjakelulehti on ollut mukana paletissa, koska sitä lukevat nuorten vanhemmat.”

Tietysti myös kontaktit oppilaitoksiin ja laajat verkostot on käytetty laajalti hyväksi. Valmennukset ja tilaisuudet ovat houkutelleet nuoria liikkeelle ja työkirja on saanut innostuneen vastaanoton.

Onnistumisen avain nuorten kanssa on ollut tasa-arvoinen kohtaaminen.

”Olemme antaneet nuorille tilaa, antaneet heidän itse keksiä ja luoda. Emme anna heille mitään ylhäältä annettuna. Kunnioitus on ollut mukana kaikessa tekemisessämme.”

Työtaitaja-hanke: keskiössä nuoret

Työtaitaja-hankkeen taustalla on työnantajilta, muun muassa espoolaisilta yrityksiltä tullut palaute: nuorilta toivotaan parempia työelämätaitoja. ESR-rahoitteista hanketta hallinnoi Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia. Mukana ovat Espoon Yrittäjät, Helsingin seudun kauppakamari, Espoon kaupunki, Suomen Yrittäjät ja Uudenmaan työ- ja elinkeinotoimiston Espoon palvelupiste.

Asiakkaan arkeen

Viestinnän ja markkinoinnin sisällöltä vaaditaan koko ajan enemmän: hankkeidenkin on osattava puhua inhimillisesti ja kiinnostavasti.

Olemme koonneet 10 kysymyksen listan, jonka avulla jokainen hanke voi rakenta yksilöllisen, erottuvan tavan viestiä:

  1. Millaisia asiakkaita, käyttäjiä tai kävijöitä haluatte hankkeella tavoittaa?
  2. Mihin asiakkaiden/käyttäjien tarpeisiin tarjoatte ratkaisua?
  3. Mitkä muut sidosryhmät ovat teille tärkeitä? Miten eri kohde- ja sidosryhmien tarpeet ja käyttäytyminen eroavat toisistaan?
  4. Mikä muuttuu: mikä on hankkeen tuloksena paremmin?
  5. Mitä vastaanottajalle hyödyllistä tietoa voitte tarjota hankkeen eri vaiheissa?
  6. Mistä kanavista yleisönne hakevat tietoa?
  7. Millaisia kontakteja ihmisillä on hankkeeseenne? (Jokaisella tekstiviestilläkin on väliä…)
  8. Millaista mielikuvaa haluatte luoda hankkeestanne viesteissä ja kohtaamisissa?
  9. Millainen on hankkeenne tarina?
  10. Mitä ihmiset itse sanovat viesteistänne ja ilmeestänne?

Jotta hanke pystyy tarjoamaan mielenkiintoista sisältöä, on hanketiimin opittava tuntemaan yleisönsä kunnolla. Kaikki valmis tieto on käytettävä hyväksi, mutta silloin tällöin on hyvä myös lähteä ulos ja kurkistaa asiakkaan arkeen, puhua ihmisten itsensä kanssa.