lapsi

Kehittämishanke on kuin start-up – kokeile ja opi nopeasti

Teemu Ruohonen | Rojekto Oy

Hankkeissa kehitetään uusia ratkaisuja – se on oikeastaan startup-toimintaa. Jos siis haluat lisätä hankkeesi kehittämiskyvykkyyttä, kannattaa tutustua startup-maailmaan ja opiskella kokeilevaa työtapaa. Parasta on, että ensimmäiset askeleet ovat yksinkertaisia, ne on nopea ottaa ja niistä taatusti oppii!

Sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Todellisuudessa hyvin suunniteltu ei ole lainkaan tehty. Etenkin kehittämistyössä, jossa tekeminen liittyy uuden toimintatavan, tuotteen tai palvelun luomiseen, suunnitelma on lähinnä valistunein arvaus tulevasta.

Vasta tekemällä selviää, miten ideat ja suunnitelmat toimivat.

Toimintaympäristö muuttuu, arvaaminen vaikeutuu

Toimintaympäristön jatkuva muutos tekee olosuhteista vaikeammin ymmärrettäviä ja ennustettavia. Hyvä joukko erilaisia kehitystrendejä heijastuu myös kehittämishankkeiden arkeen toimialasta riippumatta. Yhteiskunnan rakenteet elävät, teknologia harppoo eteenpäin, asiakkaat ja palveluiden käyttäjät muuttavat tottumuksiaan ja arvottavat asioita milloin milläkin perusteella.

Epävarmuuden lisääntyessä arvaaminen vaikeutuu. Parhaat mahdollisuudet onnistumiseen onkin sillä, joka kykenee reagoimaan ketterästi muutoksiin ja tekemään resurssiviisaita ratkaisuja.

Kehittämishankkeilla ja startupeilla on paljon yhteistä

Hanketoiminta uusien ratkaisujen kehittämisessä on yhdenlaista startup-toimintaa. Jo klassikoksi muodostuneen Lean Startup -kirjan (2011) kirjoittaja Eric Ries on määritellyt startupin instituutioksi, jonka tavoitteena on kehittää uusi tuote tai palvelu erityisen epävarmoissa olosuhteissa.

Lopulta kyse ei ole siitä, tehdäänkö työtä liiketoiminnan, julkisten palveluiden tai hyväntekeväisyyden parissa – tahtotila ja olosuhteet ratkaisevat.

Startupeilla ja kehittämishankkeilla on muutakin yhteistä. Nimittäin mitä todennäköisimmin ne eivät etene alussa asetettuihin tavoitteisiin. Toimintaympäristön muutos ja suunnitelmien arvausluontoisuus pitävät siitä huolen. Hankkeistaminen on startupin kaltaista riskienhallintaa ja kasvuoption testaamista. Kehittämishypoteesi projektoidaan, taloutta turvataan erillisellä rahoituksella ja parhaimmillaan syntyy tuotos, joka skaalataan laajempaan jakeluun. Todennäköisesti tuloksia eivät kuitenkaan muutaman vuoden päästä muista muut kuin tekijät itse.

Jokaisen kehittäjän olisikin syytä tarkastella omaa startup-asennettaan ja -osaamistaan.

Kokeilemalla tuloksia nopeasti ja fiksusti

Ries onnistui kirjan myötä vauhdittamaan kokeilemiseen perustuvan toimintastrategian valtavirtaistumista ja jalkautumista erilaisille toimialoille. Toimintatavan ytimessä on tee-mittaa-opi -sykli (build-measure-learn).

Ideana on siis tuottaa ketterällä otteella konkretiaa, testata sitä ja oppia tuloksista.

Tavoitteena on saada vauhtia syklin toistamiseen pienentämällä työstettävää yksikkökokoa ja kaventamalla aikaikkunaa. Mitä fiksummin kokeillaan ja löydetään toimivia asioita, joita jatkaa kuin toimimattomia, joita muuttaa, sitä paremmat mahdollisuudet on päästä arvoa eli tuloksia tuottavan tekemisen äärelle. Kokeileminen on pohjimmiltaan arvontuoton ja resurssien kuluttamisen, siis panos-tuotos -suhteen hallinnointia. Tulokset ovat lopulta seurausta tehokkaasti maksetuista oppirahoista.

Kokeileminen ei ole mitenkään uusi asia. Fiksut tyypit ovat läpi ihmiskunnan historian kokeilleet uusia ideoita ennen varsinaista toteutusta.

Kokeileminen on peruslähtökohta tieteellisessä tutkimuksessa. Niinikään ihmisen kehitys varhaislapsuudesta alkaa kokeilemisesta ja yrittämisen ja erehtymisen kautta syntyvistä oppimiskokemuksista. Teoreettisena mallina tekemällä oppiminen löytyy nykyään yhtälailla institutionaalisen kehittämistyön kuin koulutustoiminnan ytimestä. Tekemisellä ja oppimisella on vahva liitto.

 

Teemu Ruohosen oppiin ja ketterän kehittämisen makuun pääset Rojektityöpajassa Helsingissä 6.9.2017Varaa paikkasi hetimmiten!

 


 

Kirjoittaja on kokeileva kehittäjä ja kouluttaja, KM Teemu Ruohonen. Teemulla kymmenen vuoden kokemus yhteisöllisten toimintatapojen ja digitaalisten ratkaisujen kehittämisestä. Rojektipäällikkö työskentelee Rojekto-yrityksessään yhteisöllisen kehittämisen ja kokeilevan projektitoiminnan ohjaajana ja coachina. Lisäksi Teemu kouluttaa digitaalisten palveluiden kehittämistä ammattikorkeakoulussa.

www.rojektipaallikko.fi

lanka3

Hankkeesta inhimillinen ja merkityksellinen – tarinallista!

Blogikirjoitukseni hankkeiden tarinallisuudesta poiki antoisan tapaamisen ”Tarinallistaminen, palvelukokemuksen punainen lanka” -kirjan kirjoittajan Anne Kalliomäen kanssa. Annea ja hänen yritystään Tarinakonetta voidaan oikeutetusti kutsua tarinalähtöisen palvelumuotoilun suunnannäyttäjäksi ja edelläkävijäksi Suomessa.

Tapaamisessamme syntyi idea yhteisen Tarinatyöpajan tuottamisesta hanketoimijoille. Ensimmäinen Tarinatyöpaja pidetään syyskuussa, olemme innoissamme yhteistyöstä!

Tarinankerronnasta tarinatekoihin – Annen ajatuksia tarinallisuuden voimasta

Sisältöjä hiotaan monessa organisaatiossa, hyödynnetään tarinankerronnan lisäksi jo myös tarinallistamista.  Persoonallinen ja inhimillinen palvelukokemus onkin nyt parasta markkinointia, vahvistaa Anne.

Anne haluaa heti alkuun avata lyhyesti termejä, tarinallistaminen ja tarinankerronta tuntuvat suussa hyvin samanlaisilta, mutta sisällössä on eroja.

Tarinallistamisen viitekehyksenä on palvelumuotoilu. Tarinalähtöinen palvelumuotoilu tarkoittaa yrityksen tarjoaman palvelukokemuksen muotoilemista tarinaksi. Tässä tärkeänä työvälineenä on yrityksen oma ydintarina. Tuloksena syntyy parhaimmillaan kokonainen tarinamaailma, johon asiakas pääsee osallistumaan. Tarinallistamisen avulla jäädään asiakkaiden mieleen vaikuttavan ja persoonallisen kokemuksen ansiosta.

Tarinankerronta on yleiskäsite kaikelle tarinankerronnalle. Sillä tarkoitetaan esimerkiksi puhetta, tekstiä, audiovisuaalisuutta. Se on tarinan kertomista, jakamista ja kuuntelemista. Viestinnässä tarinankerronta voi olla esimerkiksi tarinan muotoon tehtyjä puheenvuoroja, blogikirjoituksia tai videoita.

Sekä tarinankerrontaa että tarinallistamista tarvitaan. Ensin täytyy tarinallistamisen avulla luoda tarinaidentiteetti, joka antaa suunnan eli sen kuuluisan punaisen langan myös viestinnälle ja sisältömarkkinoinnille,  Anne muistuttaa.

Tarina on tekoja ja toimintaa, ei kevyttä sanahelinää

Ihmiset ovat kertoneet tarinoita toisilleen jo aikojen alusta asti. Tarinoissa on voimaa, joka pysäyttää hetken. Tarinat viihdyttävät, lohduttavat ja opettavat. Annen mielestä tarvitsemme tarinoita nyt enemmän kuin koskaan.

Hankkeilla on huikeat mahdollisuudet hyödyntää tarinallistamista ja tarinankerrontaa hanketyössä ja viestinnässä. Persoonallinen tarina auttaa hanketta tuottamaan mieleenpainuvia kokemuksia.

Tarinallistaminen auttaa hankkeita tuottamaan kohtaamisia, joista hankkeen kohderyhmät todella pitävät. He saattavat jopa hullaantua!

Tarinaidentiteetti on hankkeen erottumista ja vaikutusta tukeva strategia, se on tarinallistamisen punainen lanka. Tarinaidentiteetin avulla hankearjessa tehdään valintoja ja toimenpiteitä, jotka vahvistavat hankkeen tavoitteiden ymmärtämistä, luodaan innostusta ja heimohenkeä. Tarinallistamisen avulla viestitään hankkeen arvoista, merkityksestä sekä yhteisestä visiosta kokemuksellisella tavalla, vinkkaa Anne.

Ihmiset alkavat puhua hankkeestasi. Ja näin hankkeen vaikuttavuus kasvaa.

Mutta miten erottautua ja jäädä mieleen?

Mitä jos roll-upin avaamisen sijaan (tai sen lisäksi) hanketilaisuuden aluksi kuuntelisimmekin esimerkiksi hankkeen tarinaan sopivan tunnusbiisin, Anne herättelee.

Tarinantekemisessä on tärkeää kuvata, käsikirjoittaa ja tuotteistaa hanke niin, että kaikki hankkeen toteutuksessa tukee tarinan kulkua. Elementtejä ovat niin kuvat, esineet, tekstit, hanketoimijoiden tapahtumissa ja tilaisuuksissa käyttämät asut kuin suullinen tarinankerronta tai vaikkapa videot ja musiikki.

Annen kehittämän tarinallistamisen menetelmän avulla voidaan hakea hankkeiden punaista lankaa. Stooripuun avulla puretaan hankkeen tavoitteiden ja toiminnan ydintä, kohderyhmiä ja näistä lähtökohdista hankkeen tarinaan liittyvät teemat ja elementit syntyvät. Tarinasta tehdään väline tunteiden ja merkitysten luomiseen.

Tärkeää on, että hankkeen tavoitteista ja arvoista tulee luonnollinen osa toimintaa koko hankkeen aikana. Alusta loppuun ja senkin jälkeen. Hyvä tarina jää elämään!

Jos uskallat tarinallistaa hankkeesi rohkeasti ja hullutellakin hiukan, löydät varmasti heidät, jotka suorastaan rakastavat tarinaasi ja haluavat kuulla lisää. Ja ennen kaikkea osallistua hankkeesi tarinaan. Tarinalla konkretisoit hankkeesi tavoitteet niin, että erotut harmaiden samistelijoiden joukosta. Persoonaa ja tunnetta peliin siis!

Mistä lähteä liikkeelle hankkeen tarinallistamisessa?

Ilmoittaudu Tarinatyöpajaan 29.32017!

Saat alennuksen, kun ilmoittaudut sekä Tarinapajaan että Kuva & some -työpajaamme 11.1.!

________________________________________________________________________________________________

Hanke viestii –tiimi istahti ideoimaan ja tuotteistamaan Tarinatyöpajaa hanketoimijoille yhdessä Tarinakone yrityksen perustajan Anne Kalliomäen kanssa. Anne on tarinallistamisen edelläkävijöitä Suomessa ja Annen kirja Tarinallistaminen, palvelukokemuksen punainen lanka” (Talentum Oyj) palkittiin Hopeasulka-palkinnolla 2015. Blogikirjoitukseen on kiteytetty Annen ajatuksia ja Tarinakoneen kokemuksia tarinallisuuden hyödyntämisestä hanketyössä. Yhteistyömme jatkuu ja ensimmäinen hankkeiden Tarinatyöpaja pidetään 22.9. – ilmoittaudu mukaan!

DeathtoStock_Wired8

Yhteen hiileen puhaltava hanketiimi

Fyysisesti kaukana toisistaan toimivien hankeorganisaatioiden yhteinen kahvihuone on siirtynyt verkkoon. Kahvikuppi kädessä vaihdetaan kuulumisia Facebook-ryhmässä ja päivitetään tuntoja Twitterissä. Näin ainakin mikäli hankkeiden vetäjiä on uskominen. Ja miksei olisi, yhä useampi rahoitettu hanke on usean toimijan valtakunnallinen verkostohanke. Monessa hankkeessa kansainvälisyydellä maustettuna.

Kun tiedonjakaminen ja kokemusten vaihto ei onnistu päivittäisessä kanssakäymisessä, erilaiset virtuaaliset työtilat mahdollistavat eri paikkakunnilla toimivien hanketiimien yhteistyön. Viestinnällä organisaatiot pysyvät koossa, uudistuvat ja kehittyvät, näin kirjoitti viestinnän vaikuttaja, tietokirjailija ja Helsingin yliopiston viestinnän dosentti Elisa Juholin jo vuonna 2006. Kymmenessä vuodessa viestinnän tarve ei ole vähentynyt. Ympäristö, johon on oltava yhteydessä vain on laajentunut.

Vaikka tekniikka mahdollistaa yhteydenpidon ja virtuaaliset työtilat ovat meistä monelle enemmän totta kuin fyysiset kohtaamiset, on aina ilo huomata se hersyvä pulputus kun hanketoimijat kohtaavat, face-to-face. Syksyn työpajoissa saimme olla mukana ideoimassa erilaisten verkostomaisesti toimivien hankkeiden yhteisiä työskentelytapoja. Palaute myös innostaa meitä kehittämään uusia ideoita ja toimintamalleja hankkeiden sisäisen viestinnän vauhdittajaksi.

Suosittelemme lämpimästi käyttämään hetken, vaikka puolikkaan päivän työpajan verran, omalle hanketiimille toimivimpien ratkaisujen miettimiseen heti hankkeen alkutaipaleella. Kysymys on ennen kaikkea osallistumisesta, tiedon ja kokemusten jakamisesta – työyhteisöjen kahvihuoneiden ytimestä.

”Innostavaa kuulla muiden hankkeiden tekemistä sekä vaihtaa ajatuksia kollegoiden kanssa. Suurikiitos!”

”Päivässä toteutui tärkein tavoitteeni muihin hankkeisiin ja hanketoimijoihin tutustuminen. Päivä myös innosti taas miettimään hankkeen viestintää.”

 

Hanke viestii -tiimi syksyllä 2015

Hankkeen vaikuttavuus varmistetaan viestinnällä

Projektipäällikön harteille kasautuu hankkeessa lasti jos toinenkin, ja usein myös viestintää pitäisi hoitaa muiden tehtävien ohessa. Tästä kärsii suunnitelmallisuus – viestinnän mahdollisuuksien ja tavoitteiden pohtiminen ja jämäkkä toimintasuunnitelma aikatauluineen jää tekemättä. Tai viimeistään viestinnän toteutukset siirtyvät tuonnemmaksi ja tuonnemmaksi.

Hankkeissa hukataan onnistumisen mahdollisuuksia, jos viestinnän panokset jäävät pieniksi. Tätä pohdimme jälleen kerran, kun olimme InnoOmnian* bloggarin tentissä. Miten hankkeen vaikuttavuutta voidaan viestinnällä lisätä?

Lue blogikirjoitus: Hankkeen vaikuttavuus tehdään viestinnällä

Lääkkeeksi hankkeelle suosittelemme innostavia Viestinnän kehittämistreffejä!


* InnoOmnia on Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian kehittämisyksikkö.

Yhdessä pysähtyminen kirkastaa hankkeen tavoitteen

Syksyllä kysyimme joukolta hanketoimijoita, millaisia haasteita he ovat kohdanneet hankkeiden viestinnässä. Haasteiden top viiteen nousivat sisäisen viestinnän ja yhteisesti sovittujen viestinnän käytäntöjen puute, vaikuttavuuden arviointi ja kohderyhmien tavoittaminen. Lähes kaikkia näitä haasteita kuorrutti yksi yhteinen tekijä – aikapula!

Ei vain hankkeissa, vaan meillä kaikilla on jatkuva pula ainoasta asiasta mitä jokaisella ihmisillä on saman verran vuorokaudessa – ajasta. Elämme tehokkuuden kulttuurissa, jossa kaikilla on liian vähän aikaa. Työyhteisöissä ja yhteisissä projekteissa ajanpuute paisuu moninkertaiseksi. Yhteisen, tavoitteellisen tekemisen akilleen kantapääksi tuntuukin muodostuvan yhteisen ajan puute. Entä jos ottaisimme aikalisän?

Yhdessä pysähtyminen ja yhteisen ajan merkitys kirkastui kevään työpajoissa, ryhmien kokoonpanosta ja työpajojen teemoista riippumatta. Kuin varkain, tehokkaan, iloisen ja innostavan tekemisen sivutuotteena työpajojen jälkeisissä palautteissa tuli esille ylivoimainen innostus siitä, että aika ja panostus olivat juuri se investointi, joka kantaa hankkeessa pitkälle.

Kaikkeen tekemiseen tarvitaan riittävä määrä valmistautumista ja suunnittelua. Metsätyömiehen valmistumisaika oli ennen se aika, joka meni hevosen valjastamiseen, ravintolakeittiössä käsite on mis-en-place eli tehdään tarvittavat alkuvalmistelut ennen kuin ruokaa voidaan ryhtyä valmistamaan. Projekti- tai hankesuunnittelussa valmisteluaika kattaa sen ajan, joka tarvitaan ennen kuin päästään tekemisen alkuun. Ydin on tietenkin siinä, että keittiössä ei koskaan tehdä mis-en-placea ilman, että sen jälkeen laitetaan ruokaa, hevosta ei valjastettu ja jätetty metsätöihin lähtemättä.

Näin myös hankkeissa, joiden haasteena on yhteisen suunnittelun ja tekemisen jäsentämiseen käytettävän ajan puute. Työpajoissa toteutettu työskentely ja siihen käytetty aika on valmistautumista vaikuttavan hankeviestinnän tekemiseen.

Työpajassa oli tärkeintä, että saimme ohjatusti pohtia ja keskittyä käsillä olevaan aiheeseen. Kun työskentely oli hyvin johdettua ja sillä oli raamit, saimme paljon aikaan. Saimme ideoita, ja mikä tärkeintä: jaamme nyt yhteisen ymmärryksen, mitä teemme seuraavaksi!
– Hankepäällikkö Maija Venäläinen LUVY

Hevonen on valjastettu ja pöytä katettu. Kiitos kaikille kevään aikana työpajoihimme osallistuneille. Hankkeen tavoitteiden äärelle pysähtymiseen käytetty yhteinen aika tulee varmasti näkymään virtaviivaisena ja vaikuttavana tekemisenä.

Varaa tiimillesi aikaa pysähtyä >>