Hankkeet tarinatulilla

Mitä hyötyä hankkeelle tarinallistamisesta x 5

Anne Kalliomäki | Tarinakone
Kuva: Nukula Oy

Onnistunut hanke edellyttää aina ihmisten innostamista ja sitouttamista. Hankkeiden tavoitteet saavutetaan yhdessä tekemällä.

Kokonaisvaltainen tarinallistaminen antaa hankkeelle rakennetta, muotoa ja ennen kaikkea välittää tunnetta.

Tunne on se, joka saa meidät liikkeelle ja toimimaan yhdessä!

Miksi tarinallistaa?

1 Tarina viestii hankkeen visiosta innostavalla tavalla.

Ihmisten innostaminen mukaan hankkeeseen on onnistumisen edellytys. Tarinan avulla hankkeen tavoitteesta luodaan innostava ja sitouttava visio. Hankekokemuksen tarinallistaminen saa hankkeen maistumaan, tuoksumaan, näkymään, kuulumaan ja tuntumaan.

Parhaimmillaan tarinaa voidaan hyödyntää jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Yhteiset tarinanuotiopiirit voivat olla keino rakentaa myös hankkeen sisältöä yhdessä eri toimijoiden kanssa.

 2 Tarinallistamalla hankkeen tilaisuuksiin elämyksellisyyttä, joka jättää muistijälkiä.

Sosiaalisesta mediasta huolimatta – tai ehkä juuri siksi – live-kohtaamisten merkitys on nyt entistä tärkeämpi. Tarinallistamisen avulla hanketilaisuuksiin luodaan tarinallinen rakenne ja ripaus elämyksellisyyttä. Huumori saa hankkeisiin vauhtia! Näin puhetta hankkeesta syntyy enemmän, myös siellä sosiaalisessa mediassa.

3 Punainen lanka selkeyttää hankkeen johtamista.

Kun hanketoimijalla on paljon asioita pöydällään, on vaarana että fokus katoaa. Ydintarinan avulla selkeytät myös omaa työtäsi hanketoimijana. Näin siivoat ylimääräiset rönsyilyt pois ja arkisten ratkaisujen tekeminen helpottuu.

4 Luot rakennetta ja muotoa – juonta koko hankkeelle!

Tarinallistaminen on paitsi tunteiden, arvojen ja merkitysten jakamista myös rakenteen luomista. Tähän liittyy esimerkiksi tarinan kautta luotava dramaturgia hankkeen eri vaiheisiin. Millainen on hankkeesi alkusysäys? Tärkeimmät käänteet? Huippukohta? Loppuhäivytys? Ja entäs ne hankkeen jatko-osat?

5 Tarinallistamalla luot hankkeelle pitkän elämän.

Tarinallistamisen avulla luot elävän ja kiinnostavan hankkeen. Tarinallistamalla teet myös havainnollistavan loppuraportin ja materiaalin, jossa yhteinen matka ja tarina tulee näkyväksi myös muille. Kiinnostavasti viestitty hanke elää pidempään ja sitouttaa ihmiset yhteiseen muutokseen.

Haluatko oppia hyödyntämään tarinallistamista omassa hanketyössäsi?

Tervetuloa Hanke viestii -tiimin ja Tarinakoneen Anne Kalliomäen Tarinapajaan! Työpajasta saat tarinalähtöisen palvelumuotoilun työkalut käyttöösi. Työpaja sopii kaikille hankkeiden parissa työskenteleville, projektipäälliköille ja viestijöille ja toki myös muille tarinallistamisesta kiinnostuneille.

>> Tarinapaja 29.3.2017 Helsingissä

>> Ilmoittaudu mukaan nyt!

 

 

Kuva lähtee elämään, tarina vie mennessään!

Koukuta yleisösi kuvin, puno tarinan punaiset langat yhteen, herätä viestisi eloon.

Aloita viestinnällinen vuosi 2017 suosituissa työpajoissamme! Asiantuntijoina työpajoissa toimivat kokenut digimarkkinoinnin ammattilainen Antti Huttunen ja tarinalähtöisen palvelumuotoilun edelläkävijä Anne Kalliomäki.

Saat nyt kaksi puolen päivän toiminnallista koulutusta yhteishintaan 720 € (norm. á 420 €).

Suosituista viestinnän työpajoistamme et koskaan lähde tyhjin käsin. Saat konkreettisia työkaluja ja ideoita oman hankkeesi viestintään, työstät hankkeesi tarinaa ja kuvamaailmaa, saat apua, vinkkejä ja palautetta. Voit osallistua työpajoihin myös ilman käynnissä olevaa hanketta.

 

>> Ilmoittaudu mukaan!

 

 

Entäs kuvat?

Vieraskynä Antti Huttunen

Siinä on kysymys, jonka esittämällä olen hiljentänyt monta neukkaria.

Viestintä muuttuu jatkuvasti visuaalisemmaksi
Kuvan ja videon merkitys korostuu, kun sosiaalisen median kanavat kehittyvät vastaamaan yhä paremmin käyttäjien tarpeita. Samalla ajankohtaisuuden ja julkaisunopeuden vaatimukset kiihtyvät ja kuvan elinkaari lyhenee. Puhutaan mieluummin tunneista, enintään päivistä. Viestijät, jotka eivät ole hereillä, jäävät armottomasti jälkeen.

Vanha malli,
jossa välissä on ehkäpä mainostoimisto ja jossain arvoketjun päässä valokuvaaja, joka ei välttämättä edes tapaa asiakasta, on tuomittu epäonnistumaan. Se on auttamattoman hidasta ja tehotonta eli kallista. Enää ei riitä myöskään malli, jossa asiat ratkaistaan kuvapankilla, oli se sitten oma tai ostettu. Todennäköisesti kuvat eivät viesti sitä, mitä käyttöyhteys edellyttää ja ovat vanhoja. Tätä ei myöskään paikata sillä, että siskonpoika räppää kännykkäkameralla tärähtäneen kuvan.

Kuva kuuluu viestinnän keskiöön
ja näkemys siitä ja sen tuottamisesta on viestintätiimiltä vaadittavaa osaamista. On tärkeää, että viestinnästä vastaavat ymmärtävät sen mahdollisuudet ja pystyvät vastaamaan niihin vaatimuksiin, joita kuvaviestinnässä onnistuminen edellyttää. Onnistuminen vaatii  organisaatioilta uudenlaista tapaa ajatella ja organisoitua. Kuvien pitää viestiä oikeita asioita sekä aiheeltaan että tyyliltään ja olla ajankohtaisia. Oikeita asioita viestivää, laadukasta kuvaa tulee pystyä tuottamaan ja julkaisemaan nopealla prosessilla silloin kun tarpeita ilmenee.

Onnistunut kuvaviestintä
vaatii alkuun pinnistelyä ja hikeä, mutta kun rytmi ja malli löytyvät, tapahtuvat asiat pehmeästi rullaten. Viestinnästä tulee tehokkaampaa, nopeampaa ja osuvampaa.

Ilmoittaudu Kuva & some -työpajaan 11.1.2017 >>

Antti Huttunen on vihtiläinen yrittäjä ja Retkipaikka-blogin ja sen ympärille kehittyneen matkailuekosysteemin perustaja. Hän on tuottanut ja käsikirjoittanut TV1:llä esitetyn Metsien kätkemä tv-sarjan. Antti toimii myös kahden startup-yrityksen hallituksessa. Aiemmin urallaan hän on johtanut Ylen digitaalista markkinointia ja toiminut mainos- markkinointitoimistoissa johtotehtävissä. Antilta on julkaistu myös kaksi kirjaa.
 

Tarina tuo hankkeen lähelle ihmistä

Olipa kerran hanke. Mutta millainen on hankkeen tarina? Pysyykö kohdeyleisö mukana alusta loppuun, jo jatkoa odottaen?

Hyvä tarina pitää otteessaan. Hyvin muotoiltu hanketarina kertoo miksi hanke on olemassa, miksi hanketyötä tehdään ja mikä merkitys sillä on. Tarina inhimillistää ja elävöittää toisinaan kuiviakin hanketeemoja. Tarinallinen juoni tekee monimutkaiset asiat yksinkertaisiksi ja ymmärrettäviksi.

Yritysmaailmaan verrattuna hankkeiden tarinallisuuden lähtökohdat ovat hyvällä mallilla. Tarinankerronnan ydin ei löydy tuotteista ja palvelutarjoomasta, vaan työstä joka itsestään on tarinanarvoista. Ja sitähän hanketyö usein on, luodaan ja kehitetään uutta, parannetaan maailmaa pala kerrallaan.

Luodaan, jaetaan ja keskustellaan on yksinkertainen kaava, josta on helppo ammentaa tarinoita hankearkeen. Mehevimmät tarinat syntyvät yhdessä yleisön kanssa. Kaikkea ei tarvitse, eikä kannata tuottaa itse. Yhdessä tehden syntyy monta pientä tarinaa, jotka huolehtivat siitä, että yleisö pysyy mukana.

Hyvässä tarinassa on draamaa, mutkia matkassa ja haasteita voitettavaksi. Niitä löytyy useimmiten myös hanketyössä. Kuinka valmiita hankkeet ovat kertomaan tekijöiden näköistä tarinaa hankkeen alkutaipaleelta kohti saavutettavia tuloksia? Usein viestinnästä innostutaan vasta sitten, kun on tuloksia kerrottavaksi, siloista hankeraporttia jaettavaksi.

Voisivatko urheilussa tuotetut tarinat antaa mallia hankkeisiin? Urheilu on tänä päivänä vähemmän lopputulosten ja saavutusten kertomista ja raportointia. Innostavimmat tarinat syntyvät kisojen aikana, jopa pelikenttien ulkopuolella. Hankkeen tarina alkaa jo alkumetreillä ja kulkee punaisena lankana läpi hankkeen viestinnän. Mikä saa yleisösi syttymään – valmis hanketulos vai matka kohti tuloksia?

Ja sen pituinen se. Vai onko hankkeesi tarinaan kirjoitettu jo jatko-osa?

Muutama vinkki mehukkaan tarinankerronnan pariin:

Storytelling työkaluna, vaikuta tarinoilla bisneksessä
perusteellinen työkalu tarinankerrontaan (Rauhala M., Vikström T.)
Tarinallistaminen, palvelukokemuksen punainen lanka
– tarinalähtöistä palvelumuotoilua selkeästi (Kalliomäki A.)
Taru Sormusten herrasta
– tarinaklassikko, koko matka sinne ja takaisin  (Tolkien J.R.R.)

 

 

Hanke viestii -tiimi syksyllä 2015

Hankkeen vaikuttavuus varmistetaan viestinnällä

Projektipäällikön harteille kasautuu hankkeessa lasti jos toinenkin, ja usein myös viestintää pitäisi hoitaa muiden tehtävien ohessa. Tästä kärsii suunnitelmallisuus – viestinnän mahdollisuuksien ja tavoitteiden pohtiminen ja jämäkkä toimintasuunnitelma aikatauluineen jää tekemättä. Tai viimeistään viestinnän toteutukset siirtyvät tuonnemmaksi ja tuonnemmaksi.

Hankkeissa hukataan onnistumisen mahdollisuuksia, jos viestinnän panokset jäävät pieniksi. Tätä pohdimme jälleen kerran, kun olimme InnoOmnian* bloggarin tentissä. Miten hankkeen vaikuttavuutta voidaan viestinnällä lisätä?

Lue blogikirjoitus: Hankkeen vaikuttavuus tehdään viestinnällä

Lääkkeeksi hankkeelle suosittelemme innostavia Viestinnän kehittämistreffejä!


* InnoOmnia on Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian kehittämisyksikkö.

Glasgow'n metro

Mediatyö: kolme konstia medianäkyvyyteen

Ansaitun näkyvyyden perässä juoksevat monet, ja mediatiedotteiden lähettäminen laajoillakin jakeluilla on nykyään helppoa ja nopeaa. Pitkälle kehittyneet jakelupalvelut helpottavat viestijää, mutta mitä muuta tarvitaan? Miten tiedottaminen ja mediatyö saadaan tuottamaan näkyvyyttä ja mediaosumia?

Kävin tutkimassa edinburghilaisessa viestintätoimistossa, miten mediatyötä tehdään Skotlannissa. Halogen Communications tekee media- ja PR-työtä muun muassa koulutusalan organisaatioille: esimerkiksi toisen asteen ammatillinen oppilaitos Glasgow Clyde on saanut yhteistyön myötä erinomaista näkyvyyttä tiedotusvälineissä.

Glasgow Clyde

Glasgow Clyde on toisen asteen ammatillinen oppilaitos Glasgow’ssa Skotlannissa.

Halogenin resepti medianäkyvyyteen on yksinkertainen.

  • Kontaktit: toimittajiin otetaan suoraan yhteyttä ja selvitetään heidän taustat ja kiinnostuksen kohteet. Muistetaan heitä yksilöllisellä palvelulla, juttuideoilla, valmiilla jutuilla.
  • Kasvot: toimitetaan uniikkeja sisältöjä, tarinoita ja valmiita haastatteluja. Tarinoita ihmisistä, kasvot asioille ja ilmiöille.
  • Kuvat: tarjotaan tiedotusvälineille laadukkaita kuvia. Toimittajille lähetetään yksilöllisten juttujen ohessa myös yksilölliset kuvat.

Simppeliä mutta työlästä. Yhden teeman ympärille rakennettu tiedotusprojekti voi koostua yli kymmenestä tiedotteesta! Projektit pystytään kuitenkin viemään maaliin suhteellisen tehokkaasti, kun työ suunnitellaan hyvin ja käytetään osin samoja tekstejä ja vain osin räätälöidään.

On tavallista, että joukko Glasgow Clyden opiskelijoita kootaan samaan tilaan, jossa viestintätoimiston ammattilaiset haastattelevat nuoria ja otetaan paljon hyviä kuvia.

Toimittajat saavat osakseen henkilökohtaista palvelua, ideoita, halutessaan valmiin jutun ja kuvat sekä pitkäaikaisen, osaavan ja luotettavan kumppanin.

Vaivannäkö on ollut helppo perustella sekä oppilaitokselle että jutuissa näkyville opiskelijoille. Kukapa nuori suunnittelija ei haluaisi itseään lehtien palstoille itse suunnittelemassaan mekossa? Oppilaitoksen brändin kehittymisen kannalta jutut paikallisissa, alueellisissa ja valtakunnallisissa tiedotusvälineissä ovat olleet yksi merkittävimmistä osatekijöistä.


Kirjoittajan verkostoitumisvierailun Glasgow’hun Skotlantiin mahdollisti Erasmus+ -ohjelma ja Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia. Erasmus+ on ohjelma, jossa ammatillisen koulutuksen osaajat kehittävät asiantuntijuutta ja verkostoituvat eurooppalaisten kollegojen kanssa. Omniassa mahdollisuus tarjottiin myös InnoOmnian Luoviva-yhteisössä toimivalle yrittäjälle.

Kriisiviestintä hankearjessa

Vahinko ei tule kello kaulassa, harvemmin huutelee etukäteen. Useimmiten kuitenkin antaa heikkoja signaaleja, ennakkovaroituksia, mutta miten niitä tulkitaan? Kriisiviestinnän strategia ja toimintamallit on hyvä suunnitella kaikessa rauhassa, sillä kun askelmerkit ovat selvät, kriisin tullessa on helppo toimia. Kaikkia tilanteita ei voi koskaan mallintaa etukäteen, mutta on hyvä miettiä millaiset kriisit hankkeen arkea voivat ravistella:

Ulkoiset kriisit – mietitään oman hankkeen näkökulmasta
Sisäiset kriisit kuten ristiriidat tai työtapaturmat
Mainekriisi
Sosiaalinen media – tuo oman lisänsä kriisiviestintään

Jokainen kriisiviestintää joskus tehnyt tietää, että kun kriisi on päällä, on turha unelmoida suuresta PR-menestyksestä. Mutta hyvin mietityt kriisivalmiudet antavat hyvät eväät siihen, miten vahingot minimoidaan ja kuinka luottamus jälleenrakennetaan kriisin jälkeen. Alla muutamia kysymyksiä, joita on hyvä miettiä vaikka jo tänään, rauhassa oman tiimin kanssa. Ja muistaa samalla, että kriisissä sisäinen viestintä on vähintääkin yhtä tärkeää kuin ulkoinen.

Onko hankkeella ajanmukainen kriisiviestintäsuunnitelma tai ohjeistus?
Onko kriisiviestinnän vastuu ja työnjako selvillä?
Onko onnettomuuksien lisäksi varauduttu mainekriiseihin?
Onko sosiaalinen media osa kriisien ennakointia ja hallintaa?
Onko kriisiviestintää harjoiteltu? Myös sisäisen viestinnän toimivuutta on tärkeä testata!
Ovatko avainhenkilöt saaneet kriisiviestinnän valmennusta?

Kriiseillä on useimmiten tietty kronologia. Pahimpia iskuja ja kupruja voi pehmentää pohtimalla tapahtumien kulkua etukäteen. Kuinka herkellä korvalla heikkoja signaaleja osataan kuunnella, millaisia vahinkoja kriisistä voi aiheutua ja miten niihin reagoidaan?  Kun potentiaaliset kriisin aiheet ja vaiheet mallinnetaan, on helppo suunnitella työkalut, jotka kriisin yllättäessä otetaan käyttöön:

Ajantasaiset kriisiviestinnän ohjeet ja suunnitelmat
Henkilöiden vastuualueet
Valmiit tiedote- ja verkkosivupohjat
Valmiit sidosryhmä- ja mediarekisterit

Kaiken tämän jälkeen on hyvä käyttää muutama hetki ja miettiä miten mahdollisen kriisin jälkityö hoidetaan ja arvioida mitä kriisistä voi oppia. Vanha sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitää paikkansa tiettyyn rajaan asti. Hyvällä suunnitelmalla ei tee mitään, jos ei sitä toteuteta. Kun on tekemisen paikka, ei kun tuulta päin!

 

 

 

 

 

Hyppy liikkuvaan junaan – projektiviestintää

Projekteissa lähdetään yleensä vauhdilla liikkeelle: fokus on tavoitteessa ja innostusta ilmassa. Näin pitää ollakin, tämä on todettu jo aiemmassa blogikirjoituksessamme.

Taulukossa alla kuvataan karkeasti projektin elinkaaren vaiheita. Käsi ylös, muistatko projektin, jossa viestintää on ryhdytty huhuilemaan hätiin alimman rivin kohdalla? Kun juna lähestyy määräasemaa, viestinnän ammattilaisen työkalupakki on lähtöasemalla ja viestijä itse buukattu muihin töihin.

Työkalupakista löytyy (tai tässä tapauksessa olisi löytynyt) tämänkin projektin tarpeisiin monenlaista.

Mitä viestintä projektissa sitten oikein tekee? Viestinnän suunnittelulla edistetään aidosti viestinnän tavoitteita ja varmistetaan projektin vaikuttavuutta. Aikataulutettu viestintäsuunnitelma karsii arjesta hässäkkää ja tekee viestinnästä ennakoivaa. Viestintä huolehtii projektin sisäisestä ja ulkoisesta tiedonkulusta, suunnittelee ja toteuttaa viestintätuotteita sekä pohtii jo määrittelyvaiheessa levittämistä ja juurruttamista ja projektin luonteesta riippuen myös markkinointia. Muutoshankkeissa viestinnällä on usein tarkat tuntosarvet ja tulkin rooli esimerkiksi henkilöstön ja projektihenkilöstön välillä.

Hanke viestii -tiimissä olemme kiteyttäneet viestinnän ytimen projekteissa näin: ideoi, innosta, näy ja kuulu, aktivoi ja onnistu.

Projektiviestintää

Projektin vaiheita
 Viestinnän tehtäviä, mm.
Tarpeen ennakointi Tarvekartoitukset, kyselyt
Valmistelu ja esiselvitykset Ideointi ja tavoitteet, levittämisen ja juurruttamisen alustava suunnittelu
Projektisuunnitelma Aikataulutettu viestintäsuunnitelma, riskisuunnitteluun liittyvä viestintä, projektin sisäisen viestinnän suunnittelu, viestinnän budjetointi, tiedottaminen
Projektin toteuttaminen ja seuranta Jatkuva viestintäsuunnitelman mukainen käytännön viestintätyö, hankkeen näkyvyyden varmistaminen, kontaktit kohderyhmiin ja osallistaminen, tutkimukset ja kartoitukset, viestinnän seuranta
Projektin päättäminen, tulokset ja vaikutukset Levittäminen ja juurruttaminen, tuotosten ja tulosten raportointi ja viestiminen, käytännön viestintätyö ja sen mittarointi
Arviointi, dokumentointi, juurruttaminen, levittäminen, tulosten soveltaminen Levittäminen ja juurruttaminen, viestinnän arviointi, vaikutusten arviointi

Pohdittavaksi

Palaa yhteen projektiin, jossa olet ollut mukana tai pohdi nyt käynnissä olevaa projektia. Miten projektissa viestittiin? Oliko tai onko projektilla hyvä aikataulutettu viestintäsuunnitelma? Mitä hyötyä viestinnästä on ollut? Onko siitä ollut jotakin haittaa?

Projektin onnistumisen kannalta on ensiarvoisen tärkeää ottaa viestintä huomioon lähtölaukauksesta alkaen. Kuitenkin asiansa osaava viestijä ottaa tilanteen haltuun, vaikka olisi joutunut hyppäämään liikkuvaan junaan. Ammattilainen kannattaa siis ottaa kyytiin vaikka projektijuna olisi jo matkalla.


 Kirjoittaja kävi mainiossa projektinhallintapäivässä, jonka järjesti viestintä- ja tiedotusalan asiantuntijoiden ammattijärjestö Viesti ry. Osaamistaan meille jakoi Janne Maarniemi, Ramboll Finland Oy /Ramboll Management Consulting. Viestin toiminnanjohtajan Pia Valtosen tiivistys päivän annista blogissa Vinkit projektinhallintaan viestinnän asiantuntijoille.

Hanke vaikuttaa

- mutta miten mitata vaikutusta?

Hanke käynnistyy tarpeesta, konkreettisesta tavoitteesta, jota halutaan edistää. Hankkeella on tulostavoite, mihin pyritään. Hankkeen tulokset voivat olla ”pienten askelten” etenemisiä ja saavutuksia, mutta monien hankkeiden avulla on kehitetty valtavia kokonaisuuksia kuten laatujärjestelmiä, uudenlaisia oppimisyhteisöjä, tuote- ja palvelukokonaisuuksia ja pysyviä yhteistyökumppanuuksia yli toimialarajojen.

Hankkeen happotestiksi voidaan asettaa saavutettujen tulosten levittäminen ja hyödyntäminen.

Keskeistä on edistää vaikuttavuutta koko hankkeen aikana eikä vain arvioida sitä jälkikäteen

Hankkeen vaikuttavuuden arviointi käynnistyy jo ennen varsinaisen hankkeen käynnistymistä. Ensimmäiset askelmerkit ovat nykytilan arviointi sekä hankkeen tavoitteiden ja tulostavoitteiden asettaminen.

Hankkeen vaikuttavuuden kannalta ytimeen päästään suunnitteluvaiheessa. Silloin asetetaan hankkeessa toimivalle verkostolle yhteiset tavoitteet, tehdään hankkeelle toteutussuunnitelma, johon sisällytetään vaikuttavuuden arvioinnin kannalta tärkeät hankkeen levitys- ja arviointisuunnitelmat.

Kun perustukset vaikuttavuuden arvioinnille on tehty hyvin jo alkumetreillä, loppu on tukevalla pohjalla ja vaikuttavuuden hedelmät on helppo poimia. Toteutusvaiheessa tulosten aktiivinen seuranta ja dokumentointi nivovat vaikuttavuuden ja hankkeen tavoitteet yhteen. Hankkeen jälkeen on aika tarkastella hankkeen välittömiä vaikutuksia ja koko hankkeen elinkaaren mittaista vaikuttavuutta. Mitä toiminnan tuotokset saavat aikaan, miten ne vastaavat kohde- ja sidosryhmien tarpeita tai miten hyvin niillä päästään hankkeelle asetettuihin tavoitteisiin. Tapahtuiko muutosta, mikä muuttui, kuinka merkittävää muutos on ja onko muutos kestävää?

Vaikka vaikuttavuus on tavallisimmin sitä, miten hyvin toiminto saavuttaa tavoitteensa, laajemmin tarkasteltuna vaikuttavuutta ovat myös hankkeen ei-toivotut vaikutukset tai myönteiset sivuvaikutukset, joita ei alun perin tavoiteltu. Vaikuttavuutta nekin.