Tarina tuo hankkeen lähelle ihmistä

Olipa kerran hanke. Mutta millainen on hankkeen tarina? Pysyykö kohdeyleisö mukana alusta loppuun, jo jatkoa odottaen?

Hyvä tarina pitää otteessaan. Hyvin muotoiltu hanketarina kertoo miksi hanke on olemassa, miksi hanketyötä tehdään ja mikä merkitys sillä on. Tarina inhimillistää ja elävöittää toisinaan kuiviakin hanketeemoja. Tarinallinen juoni tekee monimutkaiset asiat yksinkertaisiksi ja ymmärrettäviksi.

Yritysmaailmaan verrattuna hankkeiden tarinallisuuden lähtökohdat ovat hyvällä mallilla. Tarinankerronnan ydin ei löydy tuotteista ja palvelutarjoomasta, vaan työstä joka itsestään on tarinanarvoista. Ja sitähän hanketyö usein on, luodaan ja kehitetään uutta, parannetaan maailmaa pala kerrallaan.

Luodaan, jaetaan ja keskustellaan on yksinkertainen kaava, josta on helppo ammentaa tarinoita hankearkeen. Mehevimmät tarinat syntyvät yhdessä yleisön kanssa. Kaikkea ei tarvitse, eikä kannata tuottaa itse. Yhdessä tehden syntyy monta pientä tarinaa, jotka huolehtivat siitä, että yleisö pysyy mukana.

Hyvässä tarinassa on draamaa, mutkia matkassa ja haasteita voitettavaksi. Niitä löytyy useimmiten myös hanketyössä. Kuinka valmiita hankkeet ovat kertomaan tekijöiden näköistä tarinaa hankkeen alkutaipaleelta kohti saavutettavia tuloksia? Usein viestinnästä innostutaan vasta sitten, kun on tuloksia kerrottavaksi, siloista hankeraporttia jaettavaksi.

Voisivatko urheilussa tuotetut tarinat antaa mallia hankkeisiin? Urheilu on tänä päivänä vähemmän lopputulosten ja saavutusten kertomista ja raportointia. Innostavimmat tarinat syntyvät kisojen aikana, jopa pelikenttien ulkopuolella. Hankkeen tarina alkaa jo alkumetreillä ja kulkee punaisena lankana läpi hankkeen viestinnän. Mikä saa yleisösi syttymään – valmis hanketulos vai matka kohti tuloksia?

Ja sen pituinen se. Vai onko hankkeesi tarinaan kirjoitettu jo jatko-osa?

Muutama vinkki mehukkaan tarinankerronnan pariin:

Storytelling työkaluna, vaikuta tarinoilla bisneksessä
perusteellinen työkalu tarinankerrontaan (Rauhala M., Vikström T.)
Tarinallistaminen, palvelukokemuksen punainen lanka
– tarinalähtöistä palvelumuotoilua selkeästi (Kalliomäki A.)
Taru Sormusten herrasta
– tarinaklassikko, koko matka sinne ja takaisin  (Tolkien J.R.R.)

 

 

Yhdessä pysähtyminen kirkastaa hankkeen tavoitteen

Syksyllä kysyimme joukolta hanketoimijoita, millaisia haasteita he ovat kohdanneet hankkeiden viestinnässä. Haasteiden top viiteen nousivat sisäisen viestinnän ja yhteisesti sovittujen viestinnän käytäntöjen puute, vaikuttavuuden arviointi ja kohderyhmien tavoittaminen. Lähes kaikkia näitä haasteita kuorrutti yksi yhteinen tekijä – aikapula!

Ei vain hankkeissa, vaan meillä kaikilla on jatkuva pula ainoasta asiasta mitä jokaisella ihmisillä on saman verran vuorokaudessa – ajasta. Elämme tehokkuuden kulttuurissa, jossa kaikilla on liian vähän aikaa. Työyhteisöissä ja yhteisissä projekteissa ajanpuute paisuu moninkertaiseksi. Yhteisen, tavoitteellisen tekemisen akilleen kantapääksi tuntuukin muodostuvan yhteisen ajan puute. Entä jos ottaisimme aikalisän?

Yhdessä pysähtyminen ja yhteisen ajan merkitys kirkastui kevään työpajoissa, ryhmien kokoonpanosta ja työpajojen teemoista riippumatta. Kuin varkain, tehokkaan, iloisen ja innostavan tekemisen sivutuotteena työpajojen jälkeisissä palautteissa tuli esille ylivoimainen innostus siitä, että aika ja panostus olivat juuri se investointi, joka kantaa hankkeessa pitkälle.

Kaikkeen tekemiseen tarvitaan riittävä määrä valmistautumista ja suunnittelua. Metsätyömiehen valmistumisaika oli ennen se aika, joka meni hevosen valjastamiseen, ravintolakeittiössä käsite on mis-en-place eli tehdään tarvittavat alkuvalmistelut ennen kuin ruokaa voidaan ryhtyä valmistamaan. Projekti- tai hankesuunnittelussa valmisteluaika kattaa sen ajan, joka tarvitaan ennen kuin päästään tekemisen alkuun. Ydin on tietenkin siinä, että keittiössä ei koskaan tehdä mis-en-placea ilman, että sen jälkeen laitetaan ruokaa, hevosta ei valjastettu ja jätetty metsätöihin lähtemättä.

Näin myös hankkeissa, joiden haasteena on yhteisen suunnittelun ja tekemisen jäsentämiseen käytettävän ajan puute. Työpajoissa toteutettu työskentely ja siihen käytetty aika on valmistautumista vaikuttavan hankeviestinnän tekemiseen.

Työpajassa oli tärkeintä, että saimme ohjatusti pohtia ja keskittyä käsillä olevaan aiheeseen. Kun työskentely oli hyvin johdettua ja sillä oli raamit, saimme paljon aikaan. Saimme ideoita, ja mikä tärkeintä: jaamme nyt yhteisen ymmärryksen, mitä teemme seuraavaksi!
– Hankepäällikkö Maija Venäläinen LUVY

Hevonen on valjastettu ja pöytä katettu. Kiitos kaikille kevään aikana työpajoihimme osallistuneille. Hankkeen tavoitteiden äärelle pysähtymiseen käytetty yhteinen aika tulee varmasti näkymään virtaviivaisena ja vaikuttavana tekemisenä.

Varaa tiimillesi aikaa pysähtyä >>

Kriisiviestintä hankearjessa

Vahinko ei tule kello kaulassa, harvemmin huutelee etukäteen. Useimmiten kuitenkin antaa heikkoja signaaleja, ennakkovaroituksia, mutta miten niitä tulkitaan? Kriisiviestinnän strategia ja toimintamallit on hyvä suunnitella kaikessa rauhassa, sillä kun askelmerkit ovat selvät, kriisin tullessa on helppo toimia. Kaikkia tilanteita ei voi koskaan mallintaa etukäteen, mutta on hyvä miettiä millaiset kriisit hankkeen arkea voivat ravistella:

Ulkoiset kriisit – mietitään oman hankkeen näkökulmasta
Sisäiset kriisit kuten ristiriidat tai työtapaturmat
Mainekriisi
Sosiaalinen media – tuo oman lisänsä kriisiviestintään

Jokainen kriisiviestintää joskus tehnyt tietää, että kun kriisi on päällä, on turha unelmoida suuresta PR-menestyksestä. Mutta hyvin mietityt kriisivalmiudet antavat hyvät eväät siihen, miten vahingot minimoidaan ja kuinka luottamus jälleenrakennetaan kriisin jälkeen. Alla muutamia kysymyksiä, joita on hyvä miettiä vaikka jo tänään, rauhassa oman tiimin kanssa. Ja muistaa samalla, että kriisissä sisäinen viestintä on vähintääkin yhtä tärkeää kuin ulkoinen.

Onko hankkeella ajanmukainen kriisiviestintäsuunnitelma tai ohjeistus?
Onko kriisiviestinnän vastuu ja työnjako selvillä?
Onko onnettomuuksien lisäksi varauduttu mainekriiseihin?
Onko sosiaalinen media osa kriisien ennakointia ja hallintaa?
Onko kriisiviestintää harjoiteltu? Myös sisäisen viestinnän toimivuutta on tärkeä testata!
Ovatko avainhenkilöt saaneet kriisiviestinnän valmennusta?

Kriiseillä on useimmiten tietty kronologia. Pahimpia iskuja ja kupruja voi pehmentää pohtimalla tapahtumien kulkua etukäteen. Kuinka herkellä korvalla heikkoja signaaleja osataan kuunnella, millaisia vahinkoja kriisistä voi aiheutua ja miten niihin reagoidaan?  Kun potentiaaliset kriisin aiheet ja vaiheet mallinnetaan, on helppo suunnitella työkalut, jotka kriisin yllättäessä otetaan käyttöön:

Ajantasaiset kriisiviestinnän ohjeet ja suunnitelmat
Henkilöiden vastuualueet
Valmiit tiedote- ja verkkosivupohjat
Valmiit sidosryhmä- ja mediarekisterit

Kaiken tämän jälkeen on hyvä käyttää muutama hetki ja miettiä miten mahdollisen kriisin jälkityö hoidetaan ja arvioida mitä kriisistä voi oppia. Vanha sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitää paikkansa tiettyyn rajaan asti. Hyvällä suunnitelmalla ei tee mitään, jos ei sitä toteuteta. Kun on tekemisen paikka, ei kun tuulta päin!

 

 

 

 

 

Riittääkö some?

Kesäduunia! -hanke on Suomen 4H-liiton hanke, jonka toimenpiteet toteutettiin Salossa läheisessä yhteistyössä Salon 4H-yhdistyksen kanssa. Tavoitteena oli edistää nuorten kesätöiden saamista ja tavoitteet saavutettiin hienosti. Hanke tavoitti runsaat 4 000 nuorta ja yli 50 nuorta sai hankkeen toimenpiteiden avulla kesätyöpaikan.

Viimeisenä hankevuonna pyrittiin erityisesti kehittämään ja testailemaan viestintää sosiaalisessa mediassa. Hanketyöntekijä Anna Laakkosen mukaan hankkeen edetessä haasteeksi muodostui, miten tavoittaa nuoret nopeasti muuttuvassa some-kentässä.

Sosiaalinen media on tehnyt viestinnän helpommaksi, sillä kanavia riittää ja viestintä on monesti täysin ilmaista. Kolikon kääntöpuoli on alati muuttuva kenttä, jossa hankeviestijä ei tahdo pysyä riittävän nopeasti nuorten perässä.

Mitä halutaan saavuttaa, keitä halutaan tavoittaa ja millaisella viestillä – siinä yksinkertaisesti hyvän some-strategian ydin. Helppo juttu, mutta

Kun kolmivuotinen hanke päättyi, somekenttä nuorten tavoittamiseen oli varsin erilainen kuin hankkeen alkuvaiheessa. Tarvitaan liukkaita liikkeitä ja nopeaa reagointia. Ja ennen kaikkea kykyä kuunnella kohderyhmää.

Yhden kanavan haltuunotto ei riitä, sillä nuoret ovat pirstoutuneet eri puolille. Facebook on edelleen suosittu, mutta joukkopako nuorten keskuudessa kiihtyy ja Facebook keski-ikäistyy. Rajatulle ryhmälle tarkoitetut ja WhatsApp:n kaltaiset pikaviestipalvelut kasvattavat suosiotaan avoimempien yhteisöjen rinnalla.

Hanke tahtoi sinne, missä nuoret ovat ja aloitti yhteistyön kahden suurimman nettitoimijan kanssa. Suomi24 on vakiinnuttanut paikkansa Suomen käytetyimpien sivustojen joukossa ikään tai paikkakuntaan katsomatta. Demi.fi on Suomen suosituin tyttöjen foorumi.

Hankkeelle luotiin nimimerkki Suomi24:ään, joka kierteli eri palstoilla etsien keskustelua ja kysymyksiä kesätöihin liittyen ja vastaten niihin asiantuntevasti. Demi.fi:ssä järjestettiin kesätyöaiheisia live-chatteja. Kymmenet nuoret osallistuivat keskusteluihin aktiivisesti ja lähes 4 000 nuorta luki keskusteluja kuitenkaan niihin itse osallistumatta.

SOME MORE

Viimeisen vuoden aikana Kesäduunia! -hanke on viestinyt Instagrammissa, jossa on saatukin aikaiseksi kaivattua vuorovaikutteisuutta ja keskustelua nuorten kanssa kuvien välityksellä. Instagrammissa jaettiin paljon kuvia tapahtumista ja tempauksista reaaliajassa. Oikeita hashtagejä käyttämällä ja oikeita henkilöitä seuraamalla kuvat tavoittavat yllättävät määrät ihmisiä.

Nykyisten kokemusten mukaan Instagrammin ja suosittujen verkkopalvelujen lisäksi Twitter ja WhatsApp tyyppiset sovellukset toimivat hyvin ainakin hankkeissa, joissa ollaan tekemisissä nuorten kanssa. Kuvien ja tunnelman jakaminen on tärkeää.

Nuoret keksivät iskeviä meemitekstejä kuviin, joissa komeili yhdistyksen maskotti Nile-kissa. Meemejä hyödynnettiin hankkeen viestinnässä.

Nuoret keksivät iskeviä meemitekstejä kuviin, joissa komeili yhdistyksen maskotti Nile-kissa. Meemejä hyödynnettiin hankkeen viestinnässä.

  • kotisivut 4H.fi/kesäduunia
  • Facebook-ryhmä
  • Instagram
  • You tube
  • Forum24
  • Demi.fi
  • Ajokortti työelämään -kurssit
  • TET-infot ja tapahtumat kouluilla
  • Jalkautuminen kauppakeskuksiin ja tapahtumiin
  • Suorat kontaktit työllistäviin yrityksiin sähköpostilla, soittamalla ja yritystapaamisilla, tapahtumissa ja messuilla.

P.S. Älä unohdu verkkoon – loppujen lopuksi nopeatempoisen somen keskellä nuoriin saa kenties parhaiten sellaisen kontaktin, joka johtaa toimintaan osallistumiseen, puhumalla kasvotusten. Tämä vaatii puhujalta toki jonkin verran ilmaisukykyä ja heittäytymistä. Kesäduunia! -hankkeessa eduksi oli se, että hanketyötekijä itsekin on nuori ja samalla aaltopituudella nuorten kanssa.

Hankkeen toteuttaja on Suomen 4H-liitto, projektipäällikkönä toimi Suomen 4H-liiton järjestöpäällikkö Hilkka Näse. Läheisenä yhteistyökumppanina hankkeessa oli paikallinen Salon 4H-yhdistys. Hankkeelle myönnettiin Leader-rahoitus toimintaryhmä Ykkösakseli ry:n kautta.