Viestintä vaikuttaa sitä laajemmin, mitä aktiivisemmin kaikki osallistuvat. Yhteiseen aikaan kannattaa hankkeen alussa investoida – se tuottaa työniloa ja innostusta yhteiseen tekemiseen.
Hankkeen viestintä ja sen seurauksena vaikuttavuus hyötyvät valtavasti siitä, että kaikkien ideat, osaaminen ja kokemus saadaan käyttöön.
Miksi viestintään ja yhteiseen tekemiseen kannattaa satsata hankkeen alkumetreillä?
- Yhteinen suunnittelu ja tekeminen sitouttaa hanketiimiläisiä hankkeeseen
- Yhteinen tekeminen lisää tutkitusti motivaatiota ja työniloa
- Yhteinen suunnitelma ja yhdessä sovitut työskentelyn tavat karsivat arjesta hässäkkää ja sujuvoittaa työtä
- Suunnitelmallisuus ja yhteinen tekeminen tekee viestinnästä ennakoivaa, selkeää ja vaikuttavaa
- Aktiivinen viestintä luo odotuksia ja saa asiakkaat ja sidosryhmät odottamaan tuloksia
Yhteinen viestintäpaja on tärkeä alkupotku hankkeen viestinnälle
Yhteisen, tavoitteellisen tekemisen kompastuskiveksi tuntuu usein muodostuvan yhteisen ajan puute. Yhteiseen tekemiseen innostaminen ja siihen ajan löytäminen onkin yksi hankeviestijöitä eniten pohdituttavista teemoista. Kaiken arkisen puurtamisen keskellä innostusta ja tekemisen meininkiä voi olla vaikea kaivaa tiimiläisistä esiin. Miten innostusta voi herätellä ja avittaa – miten vahvistetaan sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin?
Varaa viestinnälle hanketiimissä oma tapaaminen. Heti hankkeen alussa viestinnälle rauhoitettu oma työpaja on investointi, joka tuottaa arvoa koko hankkeen ajan. Työpajatyöskentely ja siihen käytetty aika on valmistautumista vaikuttavan hankeviestinnän tekemiseen.
Osallistavista fasilitointimenetelmistä suosittelemme esimerkiksi tulevaisuuden muistelua – innostavan, tarinallisen menetelmän avulla voitte pohtia odotuksianne viestinnälle ja kirkastaa yhteistä näkemystä hankkeen viestinnän tavoitteista.
Menetelmänä tulevaisuuden muistelu sopii hyvin viestinnän ensimmäiseen työpajaan, jossa halutaan visioida hankkeen tavoitteita ja isoa kuvaa, muodostaa näkemys tavoitetilasta ja tavoittaa jokaisen tahtotilaa, toiveita ja odotuksia hankkeelle ja sen viestinnälle. Samaa menetelmää voi käyttää myös työpajoissa, joissa on mukana hankkeen yhteistyökumppaneita tai asiakas.
Tulevaisuuden muistelun menetelmä esitellään lyhyesti alla. Verkkokurssilta Vaikuttava hankeviestintä – 10 avainta löydät lisää menetelmiä!
Muistellaan tulevaisuutta!
Miten työkalua käytetään?
Laadi hankkeellesi sopivia kysymyksiä tai tarinan alkuja. Kysymykset voivat olla esimerkiksi tällaisia:
- Eletään vuotta 2026 ja hanke on päättynyt. Mihin olet erityisen tyytyväinen?
- Hanketta kiitetään erityisesti, koska onnistuimme …
- Erityisesti — (kuka tai ketkä) ovat olleet innoissaan hankkeesta.
- Olen erityisen tyytyväinen hankkeen viestintään, sillä onnistuimme …
- Viestinnän onnistumisen kannalta tärkeintä oli, että …
- Täytyy myöntää, että kun hanke alkoi, olin huolissani, koska …
- Huoleni oli kuitenkin turha, sillä …
- Olen erityisen iloinen, että kaikki hankekumppanit ovat …
Menetelmä toimii osana työpajatyöskentelyä siten, että kaikki saavat paperin tai tietokoneella dokumentin, jossa tarinan alut ovat valmiina. Jokainen vastaa kysymyksiin tai jatkaa virkkeitä. Lopuksi halukkaat voivat lukea oman tarinansa.
Mikäli menetelmää käytetään suunnittelun tueksi, alustavan suunnitelman pääpiirteet kootaan keskustellen.
Voit myös kysyä hanketiimiläisiltä kysymykset erikseen ja kirjata vastaukset.
Lähde: Innokylä.fi