Viestintä jää hankkeissa usein viimeiseksi hoidettavaksi asiaksi

Viestinnän keskeisyyttä tai siihen tarvittavaa vuorovaikutusta ei aina tunnisteta, kertovat hanketoimijat. Kysyimme hankeviestinnän haasteista verkkokyselyllä maalis-huhtikuussa 2021. Kyselyyn vastasi yli 50 hanketoimijaa ympäri Suomen.

Haastavinta hankkeiden viestinnässä kyselyyn vastanneiden mukaan on:

  1. asiakkaiden tavoittaminen ja puhutteleminen sekä kanavien valinta (55% vastanneista)
  2. verkoston innostaminen ja sitouttaminen viestintään (53%)
  3. vaikuttavuuden mittaaminen (43%).

Ilahduttavaa oli, että yhteisen näkemyksen löytäminen osatoteuttajien kanssa on harvoin haasteena (9%). Hanketiimit siis osaavat puhaltaa yhteen hiileen.

Unelmien hankeviestintää

Kysyimme myös, millaista hankkeen viestintä olisi, jos aika, raha tai osaaminen ei sitä rajoittaisi. Vastauksissa ei tavoiteltu kuuta taivaalta: korkeintaan toivottiin tekoälyn tukea sisällöntuotantoon. Unelmien hankeviestintä täyttää vastausten valossa laadukkaan viestinnän tunnusmerkit: jos resurssit sallisivat, hankkeissa tehtäisiin monikanavaista, monipuolista, aktiivista, jatkuvaa ja säännöllistä viestintää. Kaikki vastaukset on koottu sanapilveen alla.

Sanapilvi vastauksista

Vastaukset kysymykseen: Jos kaikki olisi mahdollista, millaista hankeviestintänne olisi?

Hyvän hankeviestinnän resepti

Vastauksissa kuvattiin viestinnän merkitystä mm. näin osuvasti: ”Hankkeissa kehitetään toimintaa, tutkitaan ja tehdään yhteisiä asioita. Kaikki hankkeen toimet pitäisi viestiä niin suullisesti, kirjallisesti kuin erilaisten tehtävien kautta, sillä hanke on yhtä kuin viestintää.”

Vastaajien sanoin hyvän hankeviestinnän resepti näyttää tältä:

  1. Kohdenna viestintä tarkkaan erilaisille ryhmille kohderyhmän tai asiakasryhmän sisällä.
  2. Personoi viestit kutakin erilaista ryhmää puhuttelevaksi.
  3. Keskustele yhteistyökumppaneiden ja verkostojen kanssa hankkeen tavoitteista, sisällöistä ja oivalluksista
  4. Ota aikaa yhteisten tavoitteiden, hyötyjen ja toimintatapojen miettimiseen.
  5. Jaa ja hyödynnä hankkeessa syntyviä sisältöjä ja oivalluksia .
  6. Viesti hankkeen vaikuttavuudesta yhteistyökumppaneille ja verkostoille konkreettisesti ja tehokkaasti.

Kysely toteutettiin toukokuussa Viestintäkurssit.fi -alustalla julkaistavan hankeviestinnän verkkokurssin suunnittelun pohjaksi. Kurssin toteuttamisesta vastaavat Hanke viestii -tiimin Sari Olsio, Sari Selkälä ja Marja-Liisa Torniainen.

Kutsu Hankeviestinnän voimatunnille

Hanketiimiä ja hankkeen asiakkaita innostava viestintä on aiheenamme Viestintäkurssit.fi:n Hankeviestinnän voimatunnilla 1.6.2021 klo 9-10. Maksuttomassa webinaarissa tapaat koko Hanke viestii -tiimin. Ilmoittaudu mukaan!

DeathtoStock_Wired8

Yhteen hiileen puhaltava hanketiimi

Fyysisesti kaukana toisistaan toimivien hankeorganisaatioiden yhteinen kahvihuone on siirtynyt verkkoon. Kahvikuppi kädessä vaihdetaan kuulumisia Facebook-ryhmässä ja päivitetään tuntoja Twitterissä. Näin ainakin mikäli hankkeiden vetäjiä on uskominen. Ja miksei olisi, yhä useampi rahoitettu hanke on usean toimijan valtakunnallinen verkostohanke. Monessa hankkeessa kansainvälisyydellä maustettuna.

Kun tiedonjakaminen ja kokemusten vaihto ei onnistu päivittäisessä kanssakäymisessä, erilaiset virtuaaliset työtilat mahdollistavat eri paikkakunnilla toimivien hanketiimien yhteistyön. Viestinnällä organisaatiot pysyvät koossa, uudistuvat ja kehittyvät, näin kirjoitti viestinnän vaikuttaja, tietokirjailija ja Helsingin yliopiston viestinnän dosentti Elisa Juholin jo vuonna 2006. Kymmenessä vuodessa viestinnän tarve ei ole vähentynyt. Ympäristö, johon on oltava yhteydessä vain on laajentunut.

Vaikka tekniikka mahdollistaa yhteydenpidon ja virtuaaliset työtilat ovat meistä monelle enemmän totta kuin fyysiset kohtaamiset, on aina ilo huomata se hersyvä pulputus kun hanketoimijat kohtaavat, face-to-face. Syksyn työpajoissa saimme olla mukana ideoimassa erilaisten verkostomaisesti toimivien hankkeiden yhteisiä työskentelytapoja. Palaute myös innostaa meitä kehittämään uusia ideoita ja toimintamalleja hankkeiden sisäisen viestinnän vauhdittajaksi.

Suosittelemme lämpimästi käyttämään hetken, vaikka puolikkaan päivän työpajan verran, omalle hanketiimille toimivimpien ratkaisujen miettimiseen heti hankkeen alkutaipaleella. Kysymys on ennen kaikkea osallistumisesta, tiedon ja kokemusten jakamisesta – työyhteisöjen kahvihuoneiden ytimestä.

”Innostavaa kuulla muiden hankkeiden tekemistä sekä vaihtaa ajatuksia kollegoiden kanssa. Suurikiitos!”

”Päivässä toteutui tärkein tavoitteeni muihin hankkeisiin ja hanketoimijoihin tutustuminen. Päivä myös innosti taas miettimään hankkeen viestintää.”