Innosta hanketiimi yhteiseen tekemiseen

Jos kaikki menisi hankkeessasi kuten rasvattu, miten innostus näkyisi hankkeen tiimissä ja hankeverkostossa? Millaista yhteistyö olisi?

Yhteiseen tekemiseen innostaminen on yksi hankeviestijöitä eniten pohdituttavista teemoista. Arkisen puurtamisen keskellä innostusta ja tekemisen meininkiä voi olla vaikea kaivaa tiimiläisistä esiin. Jo toista vuotta jatkuneen haluttua tiiviimmänkin etätyön myötä ja fyysisesti kaukana toisistaan toimivien hanketiimien yhteinen ideointi on siirtynyt verkkoon. Kahvikuppi kädessä vaihdetaan kuulumisia Teams-tapaamisissa ja päivitetään tuntoja Zoomissa. Ja tsempataan yhteiseen tekemiseen!

Viestinnällä organisaatiot pysyvät koossa, uudistuvat ja kehittyvät, näin kirjoitti viestinnän vaikuttaja, tietokirjailija ja Helsingin yliopiston viestinnän dosentti Elisa Juholin jo vuonna 2006. Vuosien saatossa viestinnän tarve ei ole vähentynyt. Ympäristö, johon on oltava yhteydessä, on vain entisestään laajentunut.

Työpajatyöskentely ja fasilitoidut palaverit tavaksi

Vaikka tekniikka mahdollistaa yhteydenpidon ja virtuaaliset työtilat ovat meistä monelle enemmän totta kuin fyysiset kohtaamiset, tarvitaan paljon jaksamista ja uusia ideoita kehittää hankkeiden yhteisiä työskentelytapoja viestinnän vauhdittajaksi.

Fasilitointimenetelmistä löytyy runsaasti kirjallisuutta sekä suomeksi että englanniksi. Löydät erilaisiin tilanteisiin sopivia menetelmiä myös hakemalla vaikkapa Googlesta hakusanoilla ryhmätyöskentely, fasilitointimenetelmät, fasilitointi, toiminnalliset menetelmät, osallistavat menetelmät.

Minuuttikierros
– nopea “työkalu” aktivoida ja osallistaa koko tiimiä

Minuuttikierros on puheenvuorokierros, jossa jokaisella ryhmän jäsenellä on minuutti aikaa ilmaista näkemyksensä, mielipiteensä tai ajatuksensa johonkin ennalta määrättyyn asiaan. Tavoitteena on antaa kaikille ryhmäläisille tasaveroinen mahdollisuus esittää oma ajatuksensa. Sen avulla voidaan aktivoida passiivisia ja rikkoa ryhmän valtasuhteita. Menetelmällä saa nopeasti esiin ryhmässä olevaa tietämystä. Kaikki kuulevat toistensa ajatukset ja eri näkökulmat tulevat huomioiduksi.

  1. Jokaisella osallistujalla on yksi minuutti aikaa ilmaista näkemyksensä käsiteltävään asiaan. Toisen minuuttia ei saa keskeyttää eikä kommentoida. Minuutista pidetään tarkasti kiinni (minuutti mitataan kellolla tai tiimalasilla). Minuutin voi olla myös hiljaa.
  2. Kierrätä kelloa ryhmässä siten, että edellinen puhuja katsoo ajan kellosta.
  3. Puheenvuoro vaihtuu, kun kello siirtyy seuraavalle.

Menetelmää voi jalostaa ja muokata tarpeiden ja tilanteiden mukaan. Pienellä ryhmällä voidaan tehdä kaksi kierrosta peräkkäin. Puheenvuoron pituutta voidaan myös tarvittaessa tiivistää tai pidentää (esim. 30 sekuntia tai 2 minuuttia).

Hyödynnä minuuttikierrosta myös fiilis- tai palautekierroksen käymiseen tai vaikka kuulumisten kertomiseen hanketiimin rutiinikokouksissa.

Menetelmä lisää ryhmään keskinäistä luottamusta, luo rutiinia ja ja ryhmäyttää.

Lähde: Innokylä.fi 

Suosittelemme lämpimästi käyttämään hetken omalle hanketiimille toimivimpien ratkaisujen miettimiseen heti hankkeen alkutaipaleella ja ylläpitämään liekkiä koko hankkeen aikana. Kysymys on ennen kaikkea osallistumisesta, tiedon ja kokemusten jakamisesta – työyhteisöjen olemassaolon ytimestä.

Tutustu myös Vaikuttava hankeviestintä – 10 avainta -verkkokurssiin, josta löydät yhteiseen työskentelyyn sopivia menetelmiä, jotka kannattaa ottaa aktiiviseen käyttöön.

 

Miten hankeviestintä eroaa muusta viestinnästä?

Tämän päivän hankeviestintä on kaukana yksisuuntaisesta tiedottamisesta. Siinä käytetään  yhä enemmän sisältömarkkinoinnin ja asiakaskokemuksen kehittämisen keinoja. Asiakas on tarinan sankari eli hanke ei viesti itsestään, vaan jakaa omaa asiantutemustaan asiakasta auttavien sisältöjen avulla.

“Hankeviestintä sanana ohjaa helposti ajattelemaan työtä viestintäammattilaisten osaamisalueena – kyse on oikeastaan viestimisestä. Jos hankkeessa ja hankkeesta ei viestitä, sen tulokset jäävät vain hanketiimin hyväksi eikä  vaikuttavuutta juuri synny. Hanketyö on lähes 100 %  viestimistä eli vuorovaikutusta sekä hanketiimin, asiakkaiden että muiden sidosryhmien kanssa” , toteaa Hanke viestii -tiimin Sari Olsio.

Tiiviitä pyrähdyksiä

Hankeviestinnän erottaa muusta viestinnästä hankkeiden määräaikaisuus. Lyhyt aikajänne on hankeviestinnän ominaispiirre, joka näkyy viestinnässä monella tapaa:

  • se vaikuttaa resurssien käyttöön, eli siihen paljonko suhteellisen lyhyessä ajassa päättyvän projektin viestintään kannattaa satsata
  • viestinnän budjetti on usein pieni, jolloin on otettava käyttöön kustannustehokkaita tapoja viestiä
  • liikkeelle on lähdettävä nopeasti, tuloksia pitää saada lyhyessä ajassa aikaan
  • toisiaan seuraavien hankkeiden virta saattaa laimentaa viestintäintoa.

Alla oleva erinomainen kommentti ja kysymys nousi esiin Hankeviestinnän voimatunti -webinaarissamme (katso tallenne täältä):

Monet asiakkaat osallistuvat useisiin hankkeisiin, ja pientä “hankeähkyä” saattaa toisinaan olla ilmassa. Silloin voi olla vaikea motivoida asiakkaita ja kumppaneita viestintään, kun moni ajattelee, että “hanke kuitenkin kohta loppuu” ja “tämä on vaan hanke”. Hankeviestintää suunniteltaessa olisi hyvä miettiä myös hankkeen ja hankeviestinnän jatkuvuutta hankkeen päättymisen jälkeen. Aina kaiken ei tarvitse loppua hankkeen päättyessä, vaan usein on toivottavaa, että hankkeesta aiheutuu jotain pysyvää, ehkä myös viestintäpuolella. Tämä ajattelu saattaa kannustaa asiakkaitakin aktiivisempaan viestintään. Ajatuksia tästä?

Hankkeen tulosten hyödyntäminen hankkeen päätyttyä kannattaakin ottaa mukaan jo hankehakemukseen ja suunnitella sekä hanketyötä että viestinnän toimenpiteitä tämän tavoitteen saavuttamiseksi.

Tiimityötä

Hankeviestinnän toinen ominaispiirre on se, että sitä tehdään verkoston voimin. Hankkeita tehdään verkostoissa, joissa on valtavasti potentiaalia, ideoita ja käsipareja myös viestintään. Toisaalta kiireen keskellä tiimin innostaminen konkreettiseen tekemiseen ei ole se helpoin temppu. Tarvitaan yhteinen näkemys, viestinnän johtamista ja konkreettisia toimintatapoja ja malleja, miten viestintä on osa jokaisen työtä hankkeessa.

Parhaimmillaan hankkeen viestintä hyödyttää myös kaikkia mukana olevia organisaatioita: kun tehdään hyvää  viestintää, organisaatiot jakavat sitä mielellään myös omissa kanavissaan. Hankeviestinnän onnistumisen avain on vahva pohja: varmistetaan että viestintää ryhdytään tekemään heti alussa suunnitelmallisesti, luodaan odotuksia ja saadaan asiakkaat ja sidosryhmät odottamaan tuloksia.

 


 

Tutustu myös Vaikuttava hankeviestintä – 10 avainta -verkkokurssiin, josta löydät ketterän ja asiakaslähtöisen viestinnän suunnittelun avaimet.

 

 

Verkkokurssilta apua hankeviestintään

Hanketyö on ennen kaikkea viestintää, viestimistä hanketiimin, verkoston ja hankkeen asiakkaiden välilllä. Viestinnällä hanke tehdään todeksi. Jos hankkeessa ja hankkeesta ei viestitä, sen tulokset jäävät vain hanketiimin hyväksi eikä vaikuttavuutta juuri synny.

Kysyimme keväällä 2021 hanketoimijoilta viestinnän haasteista ja millaista unelmien hankeviestintä olisi, jos kaikki olisi mahdollista. Kiitos kaikille vastanneille, saimme arvokasta tietoa ja ennen kaikkea asiakasymmärrystä verkkokurssin suunnittelun ja toteutuksen pohjaksi.

Vaikuttava hankeviestintä – 10 avainta -verkkokurssi on nyt avattu. Kurssin käytännönläheiset opit ja työkalut antavat avaimet yhteisen näkemyksen ja selkeän käsikirjoituksen luomiseen hankkeen viestintään.  Kurssilla opit viestimään hankkeessa ja hankkeesta tuoreesti alkumetreistä hankkeen päättymiseen asti. Eikä viestintä pääty siihen. Hankkeen aikana saavutetut opit ja oivallukset antavat avaimia taas uuteen.

Hankeviestinnän verkkokurssi

Ota haltuun hankeviestijän työkalupakki 

“Kiinnostus hankeviestinnän verkkokurssia kohtaan innosti meitä kurssin tekijöitä. Iso kiitos vielä kerran kaikille hankeviestinnän haasteita ja unelmia jakaneille.  Halusimme tehdä kurssista selkeän kymmenen avaimen kokonaisuuden, joka tarjoaa runsaasti tietoa, työkaluja ja oivalluksia viestinnän tekemiseen kompaktissa muodossa. Malli selkiyttää hankkeen viestinnän tehtävät viiteen eri vaiheeseen; ideoi, aktivoi, innosta, opi ja onnistu”, kertoo Hanke viestii -tiimin ja Viestintäkurssit.fi verkkokurssialustan perustaja ja kouluttaja Marja-Liisa Torniainen.

Verkkokurssilla saat käytännön työkalut kuhunkin vaiheeseen. Tämän lisäksi

  • opit suunnittelemaan hankkeiden viestintää systemaattisesti vaihe vaiheelta
  • perehdyt asiakaslähtöiseen suunnitteluun
  • saat työkalupakkiisi tehokkaita menetelmiä, joilla varmistat viestinnän & hankkeesi vaikuttavuuden.

Kurssimateriaali koostuu 10 videosta (10-20 min.) ja tekstiosiosta, työpaja- ja ryhmätyömenetelmistä sekä 10 ladattavasta työpohjasta.

Videoiden diat ovat käytettävissäsi myös pdf-muodossa. Kurssi sisältää edistymisen seurannan ja se sopii opiskeltavaksi joko alusta loppuun tai käytettäväksi työkalupakkina siten, että poimit sieltä kulloinkin tarvitsemasi työkalut.

Tutustu Vaikuttava hankeviestintä – 10 avainta -verkkokurssiin, klikkaa itsesi kurssille ja ota opit käyttöösi!
Verkkokurssin toteuttajat ja kouluttajat ovat Hanke viestii -tiimin viestinnän asiantuntijat Sari Olsio, Marja-Liisa Torniainen ja Sari Selkälä.