DeathtoStock_Wired8

Yhteen hiileen puhaltava hanketiimi

Fyysisesti kaukana toisistaan toimivien hankeorganisaatioiden yhteinen kahvihuone on siirtynyt verkkoon. Kahvikuppi kädessä vaihdetaan kuulumisia Facebook-ryhmässä ja päivitetään tuntoja Twitterissä. Näin ainakin mikäli hankkeiden vetäjiä on uskominen. Ja miksei olisi, yhä useampi rahoitettu hanke on usean toimijan valtakunnallinen verkostohanke. Monessa hankkeessa kansainvälisyydellä maustettuna.

Kun tiedonjakaminen ja kokemusten vaihto ei onnistu päivittäisessä kanssakäymisessä, erilaiset virtuaaliset työtilat mahdollistavat eri paikkakunnilla toimivien hanketiimien yhteistyön. Viestinnällä organisaatiot pysyvät koossa, uudistuvat ja kehittyvät, näin kirjoitti viestinnän vaikuttaja, tietokirjailija ja Helsingin yliopiston viestinnän dosentti Elisa Juholin jo vuonna 2006. Kymmenessä vuodessa viestinnän tarve ei ole vähentynyt. Ympäristö, johon on oltava yhteydessä vain on laajentunut.

Vaikka tekniikka mahdollistaa yhteydenpidon ja virtuaaliset työtilat ovat meistä monelle enemmän totta kuin fyysiset kohtaamiset, on aina ilo huomata se hersyvä pulputus kun hanketoimijat kohtaavat, face-to-face. Syksyn työpajoissa saimme olla mukana ideoimassa erilaisten verkostomaisesti toimivien hankkeiden yhteisiä työskentelytapoja. Palaute myös innostaa meitä kehittämään uusia ideoita ja toimintamalleja hankkeiden sisäisen viestinnän vauhdittajaksi.

Suosittelemme lämpimästi käyttämään hetken, vaikka puolikkaan päivän työpajan verran, omalle hanketiimille toimivimpien ratkaisujen miettimiseen heti hankkeen alkutaipaleella. Kysymys on ennen kaikkea osallistumisesta, tiedon ja kokemusten jakamisesta – työyhteisöjen kahvihuoneiden ytimestä.

”Innostavaa kuulla muiden hankkeiden tekemistä sekä vaihtaa ajatuksia kollegoiden kanssa. Suurikiitos!”

”Päivässä toteutui tärkein tavoitteeni muihin hankkeisiin ja hanketoimijoihin tutustuminen. Päivä myös innosti taas miettimään hankkeen viestintää.”

 

Tarina tuo hankkeen lähelle ihmistä

Olipa kerran hanke. Mutta millainen on hankkeen tarina? Pysyykö kohdeyleisö mukana alusta loppuun, jo jatkoa odottaen?

Hyvä tarina pitää otteessaan. Hyvin muotoiltu hanketarina kertoo miksi hanke on olemassa, miksi hanketyötä tehdään ja mikä merkitys sillä on. Tarina inhimillistää ja elävöittää toisinaan kuiviakin hanketeemoja. Tarinallinen juoni tekee monimutkaiset asiat yksinkertaisiksi ja ymmärrettäviksi.

Yritysmaailmaan verrattuna hankkeiden tarinallisuuden lähtökohdat ovat hyvällä mallilla. Tarinankerronnan ydin ei löydy tuotteista ja palvelutarjoomasta, vaan työstä joka itsestään on tarinanarvoista. Ja sitähän hanketyö usein on, luodaan ja kehitetään uutta, parannetaan maailmaa pala kerrallaan.

Luodaan, jaetaan ja keskustellaan on yksinkertainen kaava, josta on helppo ammentaa tarinoita hankearkeen. Mehevimmät tarinat syntyvät yhdessä yleisön kanssa. Kaikkea ei tarvitse, eikä kannata tuottaa itse. Yhdessä tehden syntyy monta pientä tarinaa, jotka huolehtivat siitä, että yleisö pysyy mukana.

Hyvässä tarinassa on draamaa, mutkia matkassa ja haasteita voitettavaksi. Niitä löytyy useimmiten myös hanketyössä. Kuinka valmiita hankkeet ovat kertomaan tekijöiden näköistä tarinaa hankkeen alkutaipaleelta kohti saavutettavia tuloksia? Usein viestinnästä innostutaan vasta sitten, kun on tuloksia kerrottavaksi, siloista hankeraporttia jaettavaksi.

Voisivatko urheilussa tuotetut tarinat antaa mallia hankkeisiin? Urheilu on tänä päivänä vähemmän lopputulosten ja saavutusten kertomista ja raportointia. Innostavimmat tarinat syntyvät kisojen aikana, jopa pelikenttien ulkopuolella. Hankkeen tarina alkaa jo alkumetreillä ja kulkee punaisena lankana läpi hankkeen viestinnän. Mikä saa yleisösi syttymään – valmis hanketulos vai matka kohti tuloksia?

Ja sen pituinen se. Vai onko hankkeesi tarinaan kirjoitettu jo jatko-osa?

Muutama vinkki mehukkaan tarinankerronnan pariin:

Storytelling työkaluna, vaikuta tarinoilla bisneksessä
perusteellinen työkalu tarinankerrontaan (Rauhala M., Vikström T.)
Tarinallistaminen, palvelukokemuksen punainen lanka
– tarinalähtöistä palvelumuotoilua selkeästi (Kalliomäki A.)
Taru Sormusten herrasta
– tarinaklassikko, koko matka sinne ja takaisin  (Tolkien J.R.R.)

 

 

Kansanedustaja Johanna Karimäki ja Hanke viestii -tiimi

Vaikuttajaviestintää

Viestimättä ei voi vaikuttaa, totesimme yhdestä suusta, kun tapasimme Vihreiden kansanedustajan Johanna Karimäen ja keskustelimme viestinnästä lounaspöydän ääressä.

Kansanedustaja on raskaan sarjan viestijä

Kansanedustaja viestii koko ajan: pitää puheita, antaa haastatteluja, keskustelee, kommentoi, kirjoittaa aloitteita, välikysymyksiä, kannanottoja ja blogitekstejä, päivittää Facebookia ja kotisivuaan, tviittaa ja jakaa kuvia Instagramissa. Viestintä koetaan niin tärkeäksi, että siihen varataan resursseja ja sen osaamista kehitetään jatkuvasti – tapaamisestamme Karimäki jatkoikin eduskuntaryhmänsä järjestämään some-koulutukseen.

Tästä me yrittäjät, yritykset ja hankkeet voisimme ottaa oppia.

Viestintä ei saisi jäädä erilliseksi toiminnoksi, vaan sen tulisi olla osa jokapäiväistä toimintaa myös yrityksissä, yhteisöissä ja hankkeissa. Haluttu viesti ei itsestään liikahda henkilöstön, asiakkaiden tai hankkeen sidosryhmien tietoisuuteen, tärkeistä asioista täytyy aktiivisesti kertoa ja keskustella. Jos näin ei tee, jää työn vaikuttavuus heikoksi ja huonoimmassa tapauksessa huhupuhe korvaa puuttuvan tiedon.

Juttuideoita kaivataan

Jotain kehittämisen varaa löytyi kuitenkin myös kansanedustajien viestintäpaletista. Kun omaa mediaa (verkkosivustot, blogit ja some) päivittää aktiivisesti, jää perinteisempi mediatyö helposti vähemmälle. Mediamaailma on kuitenkin jatkuvasti hyviä juttuideoita vailla ja sitä kautta on mahdollista tavoittaa suuria yleisöjä kerralla.

Kannustammekin kaikkia viestijöitä ottamaan vielä askeleen pidemmälle. Hyvin valmistellusta selvityksestä tai esitysaineistosta syntyy kohtuullisella vaivalla kiinnostava tiedote tai jutun taustamateriaali. Juttuidean tarjoaminen toimituksille on palvelua, sitä ei tarvitse arastella yhtään. Ja kun toimittajille tarjoaa tutkittua tietoa, inhimillisiä tarinoita, kuvia ja videoita, voi itselle arkisesta asiasta syntyä valtakunnallisen uutiskynnyksen ylittävä aihe.


Hanke viestii –tiimi pääsi kurkistamaan kansanedustajan työpäivään, kun Johanna Karimäki kutsui meidät vierailulle Eduskuntaan keskustelemaan viestinnällä vaikuttamisesta ja yrittäjän arjesta. Kiitämme lounaasta ja hyvästä keskustelusta! Sari Olsio on Johanna Karimäen nimikkoyrittäjä Suomen Yrittäjien valtakunnallisessa Yrittäjän ääni –ohjelmassa, joten keskustelu jatkuu koko vaalikauden.

Yrittäjän ääni -blogivierailu

Tiimiyrittäjyys oli vaikuttajaviestinnän rinnalla toinen tärkeä aihe, josta Hanke viestii -tiimi keskusteli kansanedustaja Johanna Karimäen kanssa. Totesimme mm. että yrittäjäporukassa erilaisten osaamisten yhdistäminen tuo lisää virtaa tekemiseen ja antaa mahdollisuuden palvella asiakkaita entistä paremmin. Tiimiyritysten on myös tutkitusti todettu olevan kasvuhakuisempia, innovatiivisempia ja kansainvälisempiä kuin yksin perustettujen ja johdettujen yritysten.

Tästä teemasta syntyi oma blogikirjoituksensa, joka julkaistiin Suomen Yrittäjien Yrittäjän ääni -blogissa otsikolla Tiimiyrittäjyys puhutti Pikkuparlamentissa.


Suomen Yrittäjien aloitteesta kaikille 200 kansanedustajalle on valittu omasta vaalipiiristä nimikkoyrittäjä, joka auttaa, kun kansanedustaja tarvitsee tietoa yrittäjyydestä. Hanke viestii -tiimin Sari Olsio on kansanedustaja Johanna Karimäen nimikkoyrittäjä. 

 

Hanke viestii -tiimi syksyllä 2015

Hankkeen vaikuttavuus varmistetaan viestinnällä

Projektipäällikön harteille kasautuu hankkeessa lasti jos toinenkin, ja usein myös viestintää pitäisi hoitaa muiden tehtävien ohessa. Tästä kärsii suunnitelmallisuus – viestinnän mahdollisuuksien ja tavoitteiden pohtiminen ja jämäkkä toimintasuunnitelma aikatauluineen jää tekemättä. Tai viimeistään viestinnän toteutukset siirtyvät tuonnemmaksi ja tuonnemmaksi.

Hankkeissa hukataan onnistumisen mahdollisuuksia, jos viestinnän panokset jäävät pieniksi. Tätä pohdimme jälleen kerran, kun olimme InnoOmnian* bloggarin tentissä. Miten hankkeen vaikuttavuutta voidaan viestinnällä lisätä?

Lue blogikirjoitus: Hankkeen vaikuttavuus tehdään viestinnällä

Lääkkeeksi hankkeelle suosittelemme innostavia Viestinnän kehittämistreffejä!


* InnoOmnia on Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian kehittämisyksikkö.

Glasgow'n metro

Mediatyö: kolme konstia medianäkyvyyteen

Ansaitun näkyvyyden perässä juoksevat monet, ja mediatiedotteiden lähettäminen laajoillakin jakeluilla on nykyään helppoa ja nopeaa. Pitkälle kehittyneet jakelupalvelut helpottavat viestijää, mutta mitä muuta tarvitaan? Miten tiedottaminen ja mediatyö saadaan tuottamaan näkyvyyttä ja mediaosumia?

Kävin tutkimassa edinburghilaisessa viestintätoimistossa, miten mediatyötä tehdään Skotlannissa. Halogen Communications tekee media- ja PR-työtä muun muassa koulutusalan organisaatioille: esimerkiksi toisen asteen ammatillinen oppilaitos Glasgow Clyde on saanut yhteistyön myötä erinomaista näkyvyyttä tiedotusvälineissä.

Glasgow Clyde

Glasgow Clyde on toisen asteen ammatillinen oppilaitos Glasgow’ssa Skotlannissa.

Halogenin resepti medianäkyvyyteen on yksinkertainen.

  • Kontaktit: toimittajiin otetaan suoraan yhteyttä ja selvitetään heidän taustat ja kiinnostuksen kohteet. Muistetaan heitä yksilöllisellä palvelulla, juttuideoilla, valmiilla jutuilla.
  • Kasvot: toimitetaan uniikkeja sisältöjä, tarinoita ja valmiita haastatteluja. Tarinoita ihmisistä, kasvot asioille ja ilmiöille.
  • Kuvat: tarjotaan tiedotusvälineille laadukkaita kuvia. Toimittajille lähetetään yksilöllisten juttujen ohessa myös yksilölliset kuvat.

Simppeliä mutta työlästä. Yhden teeman ympärille rakennettu tiedotusprojekti voi koostua yli kymmenestä tiedotteesta! Projektit pystytään kuitenkin viemään maaliin suhteellisen tehokkaasti, kun työ suunnitellaan hyvin ja käytetään osin samoja tekstejä ja vain osin räätälöidään.

On tavallista, että joukko Glasgow Clyden opiskelijoita kootaan samaan tilaan, jossa viestintätoimiston ammattilaiset haastattelevat nuoria ja otetaan paljon hyviä kuvia.

Toimittajat saavat osakseen henkilökohtaista palvelua, ideoita, halutessaan valmiin jutun ja kuvat sekä pitkäaikaisen, osaavan ja luotettavan kumppanin.

Vaivannäkö on ollut helppo perustella sekä oppilaitokselle että jutuissa näkyville opiskelijoille. Kukapa nuori suunnittelija ei haluaisi itseään lehtien palstoille itse suunnittelemassaan mekossa? Oppilaitoksen brändin kehittymisen kannalta jutut paikallisissa, alueellisissa ja valtakunnallisissa tiedotusvälineissä ovat olleet yksi merkittävimmistä osatekijöistä.


Kirjoittajan verkostoitumisvierailun Glasgow’hun Skotlantiin mahdollisti Erasmus+ -ohjelma ja Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia. Erasmus+ on ohjelma, jossa ammatillisen koulutuksen osaajat kehittävät asiantuntijuutta ja verkostoituvat eurooppalaisten kollegojen kanssa. Omniassa mahdollisuus tarjottiin myös InnoOmnian Luoviva-yhteisössä toimivalle yrittäjälle.

Yhdessä pysähtyminen kirkastaa hankkeen tavoitteen

Syksyllä kysyimme joukolta hanketoimijoita, millaisia haasteita he ovat kohdanneet hankkeiden viestinnässä. Haasteiden top viiteen nousivat sisäisen viestinnän ja yhteisesti sovittujen viestinnän käytäntöjen puute, vaikuttavuuden arviointi ja kohderyhmien tavoittaminen. Lähes kaikkia näitä haasteita kuorrutti yksi yhteinen tekijä – aikapula!

Ei vain hankkeissa, vaan meillä kaikilla on jatkuva pula ainoasta asiasta mitä jokaisella ihmisillä on saman verran vuorokaudessa – ajasta. Elämme tehokkuuden kulttuurissa, jossa kaikilla on liian vähän aikaa. Työyhteisöissä ja yhteisissä projekteissa ajanpuute paisuu moninkertaiseksi. Yhteisen, tavoitteellisen tekemisen akilleen kantapääksi tuntuukin muodostuvan yhteisen ajan puute. Entä jos ottaisimme aikalisän?

Yhdessä pysähtyminen ja yhteisen ajan merkitys kirkastui kevään työpajoissa, ryhmien kokoonpanosta ja työpajojen teemoista riippumatta. Kuin varkain, tehokkaan, iloisen ja innostavan tekemisen sivutuotteena työpajojen jälkeisissä palautteissa tuli esille ylivoimainen innostus siitä, että aika ja panostus olivat juuri se investointi, joka kantaa hankkeessa pitkälle.

Kaikkeen tekemiseen tarvitaan riittävä määrä valmistautumista ja suunnittelua. Metsätyömiehen valmistumisaika oli ennen se aika, joka meni hevosen valjastamiseen, ravintolakeittiössä käsite on mis-en-place eli tehdään tarvittavat alkuvalmistelut ennen kuin ruokaa voidaan ryhtyä valmistamaan. Projekti- tai hankesuunnittelussa valmisteluaika kattaa sen ajan, joka tarvitaan ennen kuin päästään tekemisen alkuun. Ydin on tietenkin siinä, että keittiössä ei koskaan tehdä mis-en-placea ilman, että sen jälkeen laitetaan ruokaa, hevosta ei valjastettu ja jätetty metsätöihin lähtemättä.

Näin myös hankkeissa, joiden haasteena on yhteisen suunnittelun ja tekemisen jäsentämiseen käytettävän ajan puute. Työpajoissa toteutettu työskentely ja siihen käytetty aika on valmistautumista vaikuttavan hankeviestinnän tekemiseen.

Työpajassa oli tärkeintä, että saimme ohjatusti pohtia ja keskittyä käsillä olevaan aiheeseen. Kun työskentely oli hyvin johdettua ja sillä oli raamit, saimme paljon aikaan. Saimme ideoita, ja mikä tärkeintä: jaamme nyt yhteisen ymmärryksen, mitä teemme seuraavaksi!
– Hankepäällikkö Maija Venäläinen LUVY

Hevonen on valjastettu ja pöytä katettu. Kiitos kaikille kevään aikana työpajoihimme osallistuneille. Hankkeen tavoitteiden äärelle pysähtymiseen käytetty yhteinen aika tulee varmasti näkymään virtaviivaisena ja vaikuttavana tekemisenä.

Varaa tiimillesi aikaa pysähtyä >>

Petteri Huvio: Elämys luo pysyviä muutoksia

Vieraskynä:
Hanke viestii -tiimin yhteistyökumppani
Petteri Huvio

Elämykset jäävät mieleen. Ne muistetaan vielä vuosien jälkeenkin. Voimakkaat elämykset saavat myös aikaan pysyviä muutoksia.

Voidaanko hankkeissa saada aikaan elämyksiä? Ensin täytyy pohtia, mitä tarkoittaa elämys. Elämys on merkittävä, unohtumaton kokemus ja se koetaan aina henkilökohtaisesti. Se mitä koetaan ja ehkä myös opitaan elämyksen aikana, voi muuttua osaksi omaa arkipersoonaa. Elämys voi johtaa myös maailmankuvan muuttumiseen. Elämys on enemmän kuin mukava, miellyttävä kokemus. Kokemuksen voi kuitenkin rakentaa elämykseksi.

Miten elämyksiä rakennetaan?

Jokainen määrittää itse oman elämyksensä eli se on aina henkilökohtainen. Näin ollen elämyksen kokeminen on aina henkilöstä itsestään kiinni. Niitä ei voida tuottaa takuuvarmasti. Voidaan kuitenkin luoda puitteet, joiden avulla elämysten syntyminen on mahdollista ja jopa todennäköistä. Jos ajatellaan palvelua, niin siinä keskitytään siihen mitä asiakkaalle tarjotaan. Elämyksessä tärkeintä on miten ja millainen kokemus asiakkaalle luodaan. Elämyksestä voidaan tehdä elämystuote.

Elämystuote on kokemus, joka on tuotteistettu. Siinä sisältö ja toteutustapa on suunniteltu asiakaslähtöisesti. Hyvä elämys tarjoaa henkilökohtaisen oppimiskokemuksen.

Palveluiden elämyksellisyyttä voidaan kehittää esimerkiksi Lapin elämysteollisuuden osaamiskeskuksen kehittämän Elämyskolmio-mallin avulla. Malli koostuu palvelun elementeistä sekä asiakkaan kokemuksesta. Palvelun elementteinä ovat yksilöllisyys, aitous, tarina, moniaistillisuus, kontrasti ja vuorovaikutteisuus. Palvelun tulisi olla yksilöllinen, mikä tarkoittaa että täysin samanlaista palvelua ei ole tarjolla muualla. Aitoudella tarkoitetaan palvelun uskottavuutta. Voimme uskoa palveluun. Palvelulla tulee olla hyvä tarina, joka määrittää kokemukselle sosiaalisen merkityksen ja sisällön. Hyvä tarina puhuttelee meitä. Mitä useammalla aistilla voimme kokea kokemuksen, sitä todennäköisemmin koemme sen elämyksenä. Kontrasti liittyy asiakkaan näkökulmaan. Kokemuksen tulisi olla mahdollisimman erilainen kuin asiakkaan oma arki. Vuorovaikutus on vuorovaikutusta muiden kokemuksen kokijoiden kanssa. Voimme kokea olevamme osa yhteisöä tai ryhmää.

Kuinka hankkeeseen voidaan tuoda mukaan elämys?

Ensin on tietysti pohdittava, kuka on hankkeen asiakas ja mitä hanke haluaa hänelle tarjota. Kun nämä ovat selvillä, voidaan elämyskolmion avulla suunnitella mahdollisimman otolliset olosuhteen elämyksien syntymiselle. Yksinkertaistettuna siis näin: jos haluamme vaikuttaa nuoriin ja aktivoida heitä, niin voimme kehittää hankkeessa kokonaisuuden, joka tuottaa nuorille innostavan elämyksen. Näin todennäköisyys, että nuoret oikeasti aktivoituvat kasvaa.

Elämyksellisen palvelun ansiosta syntyy aidosti pysyviä vaikutuksia ja vaikuttavampia hankkeita.


Palvelukehityksen asiantuntija Petteri Huvio vahvistaa Hanke viestii -tiimiä ja tuo Hankeviestinnän kehittämistreffeille uusia näkökulmia. Petterin johdolla työpajassa ideoidaan, miten hankkessa voidaan tuottaa elämyksiä: keinoina yksilöllisyys, aitous, tarina, moniaistillisuus, kontrasti ja vuorovaikutteisuus. 

Kriisiviestintä hankearjessa

Vahinko ei tule kello kaulassa, harvemmin huutelee etukäteen. Useimmiten kuitenkin antaa heikkoja signaaleja, ennakkovaroituksia, mutta miten niitä tulkitaan? Kriisiviestinnän strategia ja toimintamallit on hyvä suunnitella kaikessa rauhassa, sillä kun askelmerkit ovat selvät, kriisin tullessa on helppo toimia. Kaikkia tilanteita ei voi koskaan mallintaa etukäteen, mutta on hyvä miettiä millaiset kriisit hankkeen arkea voivat ravistella:

Ulkoiset kriisit – mietitään oman hankkeen näkökulmasta
Sisäiset kriisit kuten ristiriidat tai työtapaturmat
Mainekriisi
Sosiaalinen media – tuo oman lisänsä kriisiviestintään

Jokainen kriisiviestintää joskus tehnyt tietää, että kun kriisi on päällä, on turha unelmoida suuresta PR-menestyksestä. Mutta hyvin mietityt kriisivalmiudet antavat hyvät eväät siihen, miten vahingot minimoidaan ja kuinka luottamus jälleenrakennetaan kriisin jälkeen. Alla muutamia kysymyksiä, joita on hyvä miettiä vaikka jo tänään, rauhassa oman tiimin kanssa. Ja muistaa samalla, että kriisissä sisäinen viestintä on vähintääkin yhtä tärkeää kuin ulkoinen.

Onko hankkeella ajanmukainen kriisiviestintäsuunnitelma tai ohjeistus?
Onko kriisiviestinnän vastuu ja työnjako selvillä?
Onko onnettomuuksien lisäksi varauduttu mainekriiseihin?
Onko sosiaalinen media osa kriisien ennakointia ja hallintaa?
Onko kriisiviestintää harjoiteltu? Myös sisäisen viestinnän toimivuutta on tärkeä testata!
Ovatko avainhenkilöt saaneet kriisiviestinnän valmennusta?

Kriiseillä on useimmiten tietty kronologia. Pahimpia iskuja ja kupruja voi pehmentää pohtimalla tapahtumien kulkua etukäteen. Kuinka herkellä korvalla heikkoja signaaleja osataan kuunnella, millaisia vahinkoja kriisistä voi aiheutua ja miten niihin reagoidaan?  Kun potentiaaliset kriisin aiheet ja vaiheet mallinnetaan, on helppo suunnitella työkalut, jotka kriisin yllättäessä otetaan käyttöön:

Ajantasaiset kriisiviestinnän ohjeet ja suunnitelmat
Henkilöiden vastuualueet
Valmiit tiedote- ja verkkosivupohjat
Valmiit sidosryhmä- ja mediarekisterit

Kaiken tämän jälkeen on hyvä käyttää muutama hetki ja miettiä miten mahdollisen kriisin jälkityö hoidetaan ja arvioida mitä kriisistä voi oppia. Vanha sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitää paikkansa tiettyyn rajaan asti. Hyvällä suunnitelmalla ei tee mitään, jos ei sitä toteuteta. Kun on tekemisen paikka, ei kun tuulta päin!

 

 

 

 

 

Hyppy liikkuvaan junaan – projektiviestintää

Projekteissa lähdetään yleensä vauhdilla liikkeelle: fokus on tavoitteessa ja innostusta ilmassa. Näin pitää ollakin, tämä on todettu jo aiemmassa blogikirjoituksessamme.

Taulukossa alla kuvataan karkeasti projektin elinkaaren vaiheita. Käsi ylös, muistatko projektin, jossa viestintää on ryhdytty huhuilemaan hätiin alimman rivin kohdalla? Kun juna lähestyy määräasemaa, viestinnän ammattilaisen työkalupakki on lähtöasemalla ja viestijä itse buukattu muihin töihin.

Työkalupakista löytyy (tai tässä tapauksessa olisi löytynyt) tämänkin projektin tarpeisiin monenlaista.

Mitä viestintä projektissa sitten oikein tekee? Viestinnän suunnittelulla edistetään aidosti viestinnän tavoitteita ja varmistetaan projektin vaikuttavuutta. Aikataulutettu viestintäsuunnitelma karsii arjesta hässäkkää ja tekee viestinnästä ennakoivaa. Viestintä huolehtii projektin sisäisestä ja ulkoisesta tiedonkulusta, suunnittelee ja toteuttaa viestintätuotteita sekä pohtii jo määrittelyvaiheessa levittämistä ja juurruttamista ja projektin luonteesta riippuen myös markkinointia. Muutoshankkeissa viestinnällä on usein tarkat tuntosarvet ja tulkin rooli esimerkiksi henkilöstön ja projektihenkilöstön välillä.

Hanke viestii -tiimissä olemme kiteyttäneet viestinnän ytimen projekteissa näin: ideoi, innosta, näy ja kuulu, aktivoi ja onnistu.

Projektiviestintää

Projektin vaiheita
 Viestinnän tehtäviä, mm.
Tarpeen ennakointi Tarvekartoitukset, kyselyt
Valmistelu ja esiselvitykset Ideointi ja tavoitteet, levittämisen ja juurruttamisen alustava suunnittelu
Projektisuunnitelma Aikataulutettu viestintäsuunnitelma, riskisuunnitteluun liittyvä viestintä, projektin sisäisen viestinnän suunnittelu, viestinnän budjetointi, tiedottaminen
Projektin toteuttaminen ja seuranta Jatkuva viestintäsuunnitelman mukainen käytännön viestintätyö, hankkeen näkyvyyden varmistaminen, kontaktit kohderyhmiin ja osallistaminen, tutkimukset ja kartoitukset, viestinnän seuranta
Projektin päättäminen, tulokset ja vaikutukset Levittäminen ja juurruttaminen, tuotosten ja tulosten raportointi ja viestiminen, käytännön viestintätyö ja sen mittarointi
Arviointi, dokumentointi, juurruttaminen, levittäminen, tulosten soveltaminen Levittäminen ja juurruttaminen, viestinnän arviointi, vaikutusten arviointi

Pohdittavaksi

Palaa yhteen projektiin, jossa olet ollut mukana tai pohdi nyt käynnissä olevaa projektia. Miten projektissa viestittiin? Oliko tai onko projektilla hyvä aikataulutettu viestintäsuunnitelma? Mitä hyötyä viestinnästä on ollut? Onko siitä ollut jotakin haittaa?

Projektin onnistumisen kannalta on ensiarvoisen tärkeää ottaa viestintä huomioon lähtölaukauksesta alkaen. Kuitenkin asiansa osaava viestijä ottaa tilanteen haltuun, vaikka olisi joutunut hyppäämään liikkuvaan junaan. Ammattilainen kannattaa siis ottaa kyytiin vaikka projektijuna olisi jo matkalla.


 Kirjoittaja kävi mainiossa projektinhallintapäivässä, jonka järjesti viestintä- ja tiedotusalan asiantuntijoiden ammattijärjestö Viesti ry. Osaamistaan meille jakoi Janne Maarniemi, Ramboll Finland Oy /Ramboll Management Consulting. Viestin toiminnanjohtajan Pia Valtosen tiivistys päivän annista blogissa Vinkit projektinhallintaan viestinnän asiantuntijoille.